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- 2024.12.01
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（3）
- 前回のニュースではDXの必要性について解説しましたが、DXを導入しても直ちに技術革新などを達成することは困難でしょう。今回はDXを進めるうえでの3つのフェーズを解説します。
・第一フェーズ〈アナログデータと物理データのデジタル化〉
紙などのアナログ・物理のデータをデジタル化することで、情報を検索しやすくなり、活用性を高めることに繋がります。また販売や生産の管理に業務システムを導入することで、業務を効率化し、正確性も高められます。情報をクラウド化すれば、テレワークでも円滑な情報活用が可能となり、災害時にも事業を継続しやすくなります。
・第二フェーズ〈個々の業務・製造プロセスのデジタル化〉
多くの会社では、各々の部署で各々のシステムを稼働させています。販売や生産、人事、財務、給与などのシステムについて、そのフローを見直し、RPAやワークフローを導入するなど、「攻めのデジタル化」によって業務を自動化させるのがこのフェーズです。
・第三フェーズ〈DXによる新しい価値の創造〉
第二フェーズまでの対応だけでも「2025年の崖」を乗り越えることは可能ですが、業務・製造プロセスの全体をデジタル化し、ビジネスモデルにイノベーションをもたらすことこそDXの真の目的です。AIやIoT、クラウドなど、多様な機器・システムから集めたビッグデータを、シミュレーションや意思決定に役立てるなど、第二フェーズを前提とした情報の利活用がポイントとなります。
次回のニュースでは、日本レコードマネジメントの社名にもなっている、DX構築の決め手である「レコードマネジメント」について解説します。
- 2024.11.01
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースの続きとして、今回はDXの必要性について解説します。
企業において、ブラックボックス化・複雑化した従来のシステムを使用し続けることは、経営戦略上の足かせや、高コスト構造の原因となります。また経済産業省は、企業が従来のシステムを使い続けることで、2025年からは最大で年間12兆円もの損失を生み出す可能性がある、というリスクシナリオ「2025年の壁」に関するレポートを公表しています。
DXの対応をせずに、ブラックボックス化・複雑化した従来のシステムを使い続けることで、以下のような問題の発生が考えられます。
・システムを構築している技術が古く、新しいITシステムと比べて効率が非常に悪くなる
・システムを構築しているプログラミング言語が古く、保守要員の確保が難しくなり、サポート終了になることも考えられる
・財務、販売、生産などが、それぞれ独立したクローズドシステムで構築されている場合が多いため、情報を横断的に活用・共有することができない
・システムを独自の仕様でアップデートし続けているため、仕様がブラックボックス化している
このような保守体制の難しさ、効率性の低さ、技術的負債は、多くの場合において経済的損失に繋がります。
- 2024.10.01
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（1）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
急激に進化を遂げたICTをバックグラウンドに、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」や「デジタライゼーション」といったデジタル変革に危機感を抱く企業は、取り組みの推進スピードを上げています。
今回は、DXとデジタライゼーションの違いについて解説します。
DXとデジタライゼーションは、両者ともデジタル化に関する言葉ですが、デジタライゼーションはDXを進めるプロセスのことを指します。
そもそも、DXはデジタルトランスフォーメンションの略語で、ICT化によるビジネスの変革であり、先進のデジタル技術を使って新しい価値を創出する「イノベーション」を意味します。
これと似た用語の「デジタルイノベーション」とは、既存のデジタル技術も対象になるという点で異なります。
DXとデジタライゼーションの違いは、デジタル化の範囲や企業戦略レベルです。
DXは企業戦略レベルで「全体最適」のために、全体の業務・製造過程をデジタル化し、イノベーションを試みるもの。デジタライゼーションは「部分最適」のために、個別の業務・製造過程をデジタル化するものであるということです。
また、「デジタイゼーション」という言葉もありますが、デジタライゼーションと同じくDXに向けた段階の一つとして位置づけられていますが、デジタル活用領域が異なります。デジタイゼーションは、紙媒体などの情報をデータ化するペーパーレス化段階といえます。
- 2024.08.02
- 情報資産管理はなぜ必要なのか？その重要性と管理方法（2）
- 前回のニュースに引き続き、情報資産管理の重要性と管理方法についてご紹介します。
情報資産管理の体制構築は、企業の大事な財産を守ることにもなりますが、管理を行うには専門的な知識やノウハウが求められます。
適切な管理方法を把握していないと、情報資産の漏洩・紛失につながる可能性もあります。
ここで、情報資産管理の具体的な方法を複数ご紹介します。
・情報資産管理の一元化と検索システムの導入
情報資産管理台帳は、企業の持つ大切な情報資産を一元管理するための重要ツールです。台帳を正しく作成し管理することにより、情報資産の所在が明確化され、必要な時にすぐにアクセスできます。
一元管理することで、簡単に検索可能になり、情報漏洩を素早く発見できるため、突然のトラブルにもスピーディーに対応できます。
また、効果的な検索システムの導入も欠かせません。膨大なデータから即時必要な情報を取り出せるため、企業の情報管理効率が大きくアップします。
・リテンション管理などのルール制定
情報資産を適切に管理するには、保存期間やその他ルールを定めるリテンション管理が重要です。なかでも、情報を正しく保管する上で、法的要件や業界の規制に則って保存期間を設けることが大切になります。
期間終了後、情報を安全に削除もしくは廃棄することにより、情報保管期間の明確な管理が可能です。また、この工程は情報が急激に増加するのを抑える効果もあります。
・バックアップの用意
情報資産を保護する上で、データの改ざんや削除などへの有効な対応をするためにも、コンスタントなバックアップが重要です。問題が発生しても、バックアップがあればすぐにデータを復元できます。
また、バックアップデータを遠隔地に保管すれば、災害時などにも対応でき、データの損失防止やリスク管理にも役立ちます。
- 2024.08.01
- 情報資産管理はなぜ必要なのか？その重要性と管理方法（1）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
企業にとって欠かせない情報資産管理。その重要性と具体例をお伝えします。
・情報のデジタル化で資料が増加
情報のデジタル化が進む一方で、紙ベースでの情報保管を続けている企業も多く見受けられます。管理の重複が生じて効率的な検索や取り扱いが困難になっています。
そのような企業にとって、デジタル化の積極的な推進とともに、情報を整理して正しく管理することが急務です。情報の機密性・完全性・可用性を確保し、情報のスピーディーなアクセスや利用が可能な体制を整備することが大切です。
・情報を活用できる場が拡大
クラウドサービスやモバイル技術が広がり、情報へのアクセス手段が多様化しています。これらを適切に利用することにより、業務の改善・効率化を進める機会になるはずです。
また、ビッグデータやAIといったテクノロジーの進歩で、情報を分析し洞察を得る業務が増えてきました。
・サイバー攻撃への備え
企業が持っている情報はサイバー攻撃の的になり得るため、事前に防ぐことが大切です。
機密情報や個人情報などの漏洩リスクや、システムが破壊されるリスクは、企業に大きな損害を発生させる可能性につながります。情報資産管理を通して、アクセス制御の強化やセキュリティポリシーの策定を進めることで、サイバー攻撃から保護するための強い基盤を作ることができます。
- 2024.07.01
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、BCP（事業継続計画）について解説します。
企業は、各種被害想定から自社に大きな影響を与える災害を選定し、策定する必要があります。BCP策定で参考にしたい事業継続ガイドラインについて紹介します。
「事業継続ガイドライン」は、防災力向上のために内閣府が策定した、事業継続を目的とした組織・企業向けのガイドラインで、過去の災害などを教訓に、現行の防災環境に合わせたBCPが策定されています。
① 方針の策定
災害発生時に自社が果たすべき責任や重要な事項に対処するため、事業継続についての方針を策定。
② 分析・検討
自社の事業所における被害想定に応じた事業影響度を分析し、社会インフラや事業継続のためのリスク評価を実施。
③ 事業継続戦略・対策の検討と決定
ステークホルダーからの要請・要求を踏まえた復旧時間・レベルの達成に応じるため、事業継続戦略と実現を目的とした対策を検討し、決定。
④ 計画の策定
決定した方針・対策をもとに、初動対応や事業継続対応の計画を具体化し、BCPを策定。
事業継続にはBCPの策定が欠かせませんが、前段階として災害対策を踏まえた情報資産管理体制の整備が必要となります。
・災害対策にも重要な情報資産管理
災害発生時、データのバックアップや保存先の二重化などを行っていないと、事業継続が困難な場合があります。記録情報をデータ化し、情報資産管理を行うことが非常に重要です。
・事業継続に不可欠な情報資産のBCP対策
データの保全性を確保するだけでなく、どこからでもアクセス可能なクラウド環境の構築など、データの可用性も必要です。
日本レコードマネジメントでは、災害対策として事業継続を実現するため「いつでも、誰でも、すぐにデータを取り出せる仕組み」の構築をサポートする「業務継続・スマートワーク支援サービス」を提供しています。
- 2024.06.03
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
現在、ITが急激に進展し、BCPの策定において情報資産管理の重要性がより増しています。
BCPとは、不測の事態になった場合に事業を継続および復旧するための
組織・企業の「事業継続計画」のことを指します。
自然災害が起きた時に被害を極限まで抑え、事業を復旧させるために必要不可欠です。
災害時において、一つの企業の製品・サービスの供給がストップした場合でも、
社会に広く影響を及ぼすリスクがあります。
経済の高度化によって、このようなリスクが表面化するなか、
特に2011年の東日本大震災を機に、災害対策でのBCPの重要性がより高まっています。
企業は災害で被害を受けても、取引先などのサプライチェーン全体で、
自社が提供している製品・サービスの供給がストップしない、
またはストップしてもすぐに復旧することが求められています。
企業の存続はもちろんのこと、このような社会要請に応えるためにもBCP策定は重要です。
そして、災害対策のBCPで一番に把握するべきなのは被害想定です。
国や地方公共団体が公表している各種被害想定を知り、計画を策定しましょう。
・国での被害想定
内閣府では「地震」と「大規模水害」について被害想定を公表しています。
地震の被害想定は、科学的な知見に基づいて起こりうる被害像を明確にし、
実効性のある方策を策定するために作成されています。
大規模水害の被害想定では、利根川の洪水氾濫時における
「浸水継続時間」「死者数」「孤立者数」の想定を策定しています。
・地方公共団体（都道府県）での災害被害想定
地方公共団体ごとに、各地域に想定されている地震の防災計画を公表しています。
津波が想定されるエリアは、津波の被害想定・計画も掲載されています。
- 2024.05.01
- ペーパーレス化とは？メリットや方法、働き方改革を成功させるポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
働き方改革やDXの取り組みを背景に、ペーパーレス化が加速しています。
紙文書を電子化し、ペーパーレス化を実現することによって、業務効率化が期待されます。
ペーパーレス化の対象は、社内申請書類や社内規程、マニュアル、技術文書・資料などさまざま。
国税関係書類は、電子帳簿保存法で認められる書類であることに留意が必要です。
【ペーパーレス化によるメリット】
・業務効率化・テレワークの推進
・BCP対策の実現
・コンプライアンス・セキュリティ対策の実現
【ペーパーレス化のポイント】
・文書のスキャン方法（オンサイト・オフサイト）
紙文書を電子で保管・管理するには、膨大な社内文書のスキャンが必要です。ペーパーレス化サービスを利用する場合、顧客先で作業する「オンサイト」と、サービス業者拠点で実施する「オフサイト」があります。
・紙文書の外部保管
紙文書の原本が必要な書類は、災害時にも事業を継続させる観点から、外部保管が推奨されます。
・電子文書とスキャン文書のトータル管理
文書の保管方法や所在管理など、紙・電子を一元化したルールを定めることによって、適切な管理が可能となります。
紙文書と電子文書を統合管理する仕組みの構築が、ペーパーレス化を成功させるカギとなります。
日本レコードマネジメントは、ペーパーレス化のポイントすべてに対応し、それぞれの企業の環境に最適なソリューションをご提供します。
- 2024.03.01
- サイバーセキュリティとは？リスク管理に不可欠な経営ガイドラインポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
DX進展の加速とともに、重要性を高めているサイバーセキュリティ。いつでもどこからでも情報にアクセスできるなど利便性が向上する一方で、サイバーリスクも上昇しています。デジタル社会では、経営においてサイバーセキュリティの取り組みが非常に重要です。
サイバーセキュリティとは、デジタルデータの改ざん・窃盗など、サイバー攻撃を防止するセキュリティ対策のことを指します。
なかでも、企業経営に大きな被害を及ぼす可能性のある脅威として、「不正アクセスやコンピュータウイルスによる情報漏えい」や「ランサムウェアによるシステム停止」などが挙げられます。
経済産業省の調査によると、経営層の情報セキュリティに関して、会議などで経営者が意思決定している割合はアメリカが83.3％であるのに対し、日本は57.7％という結果が出ています。また、専任のCISO（最高情報セキュリティ責任者）は、アメリカが78.7％、日本は27.3％でした。日本における経営層のサイバーセキュリティへの関わりは、まだ途上と言えます。
サイバーセキュリティに対応するためには、リスクマネジメントが欠かせません。
リスクマネジメントは、不確定なリスクを企業全体で管理し、損失を回避・低減させる取り組みのことです。あらかじめ対策を練ることで、リスクを最小限に抑えられます。
攻撃の脅威に対応するには、事前対策から、検知、対策、復旧などの事後対策までのリスクマネジメントが必要不可欠です。
サイバーセキュリティ経営ガイドラインでは、経営者はサイバーセキュリティ対策を率先して行うこと、サプライチェーンを含む関係者と適切にサイバーセキュリティに関するコミュニケーションをとることが必要であると指摘されています。
日本レコードマネジメントでは、情報資産管理に関する知識やコラムをご紹介しています。
ぜひ企業の経営にお役立てください。
- 2024.02.01
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、ペーパーレス化がリードする働き方改革について解説します。
各税法上の書類を電子データで保存することを認める電子帳簿保存法。2022年に規制緩和されたことで、ペーパーレス化を更に推進しやすい環境になりました。
この法律は財務省と国税庁が管轄する国税関係書類が対象であり、これまで様々な規制がありましたが、改正とともに次の規制緩和が行われました。
・税務署長の事前承認制度が廃止
・定期検査や規程整備といった適正事務処理要件が廃止
・タイムスタンプ要件や検索要件などの要件緩和
ここで、愛媛県西予市のペーパーレス化事例をご紹介します。
同市では、オフィス改革モデルプロジェクトとして「Change せいよ！ 職員の生産性向上による地方創生」をスタートし、ペーパーレス化による働き方改革に取り組みました。
過疎化により、財政状況が厳しくなり職員数が減らされる一方で、社会情勢の変化から市民サービスが多様化していることが、地域の課題として挙げられていました。
そこで、ツール導入・情報の電子化、無線LAN・フリーアドレス化、ウェブ会議の導入、タブレット配布によるペーパーレス化などを実施。これらの取り組みにより、大幅な仕事効率化、フロア全体のコミュニケーション量増加、また視察数が増えたことから市の宣伝・市内消費拡大への期待などの効果がありました。
ペーパーレス化は、煩わしい紙文書の実務により滞っていた働き方改革を加速化できるほか、あらゆる働き方改革のベースづくりにもなります。
しかし、ペーパーレス化による働き方改革を実現するには、紙と電子データの統合管理が必要不可欠です。ぜひ、日本レコードマネジメントの統合文書管理システムをご検討ください。
- 2024.01.02
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
働き方改革を背景に、ペーパーレス化への取り組みが活発に行われています。
ペーパーレス化は、業務効率化に大きな効果をもたらしますが、ペーパーレス化と働き方改革にはどのような関係性があるのでしょうか？
まず、ビジネス環境におけるペーパーレス化とは、紙文書の出力はせず、データを電子的に保存・管理・運用することです。押印作業もデジタル化することを含んでいます。
ペーパーレス化は、働き方改革を実現する手段として、次のような効果をもたらします。
・労働時間の削減
紙媒体の書類を電子化することで、書類の管理やシステムへの入力作業などの作業時間を削減することができます。
・文書管理の効率化
重要書類をデジタル化すれば、監査や調査の際に書類を取り寄せずに、効率良く文書を管理できます。
・リモートワークの推進
ペーパーレス化を行うと、押印レスや遠隔での文書管理が可能になり、リモートワークの推進につながります。
働き方改革には、労働時間を削減し、従業員が働きやすい環境を整備することが大切です。
ペーパーレス化することで、紙文書の実務という足かせを排除し、働き方改革を加速させることができます。
また、業務効率化の基盤づくりができるという利点もあります。ペーパーレス化から働き方改革に取り組めば、データの利活用ができる環境が整います。
ペーパーレス化を行うには、紙と電子データの統合管理が必要です。
日本レコードマネジメントでは、働き方改革を目指したペーパーレス化推進のための「統合文書管理システム（IRMS）」というサービスをご提供しています。紙・電子文書の統合管理・横断検索が可能。統合文書管理をサポートいたします。
- 2023.12.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、テレワークによる働き方改革についてご紹介します。
ここでは、テレワークで働き方改革を進める企業が知るべき、厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革（以下、「冊子」）」のポイントをご紹介します。
① テレワークのルールづくり
冊子では、テレワークのルールづくりについて次のポイントを紹介しています。
・テレワークの対象範囲・対象者の範囲を決める
・就業規則などテレワーク勤務に関する規定を決める
・テレワーク利用者とオフィス勤務者が連携をとりやすいよう、コミュニケーション方法を決める
・テレワーク利用者や上司、同僚に、教育・研修を行い実施目的の認識をシェアし、不安・疑問をなくす
② ICT環境づくり
テレワーク導入時はICT環境を整備する必要があります。冊子では次のように紹介されています。
・テレワーク環境の選択
主に、「リモートデスクトップ方式」「下層デスクトップ方式」「クラウド型アプリ方式」「会社PCの持ち帰り方式」からテレワーク環境を選択します。
・各種ツール
テレワーク環境を整えるために、「コミュニケーションツール」「労務管理ツール」「情報共有ツール」などの各種ツールも欠かせません。
③ セキュリティ対策
テレワークに必要なセキュリティ対策について、冊子では次のように紹介されています。
・人為的なセキュリティ確保
セキュリティポリシーやルールを策定する必要があります。遵守すべきことのルールだけでなく、情報システム部門による定期的なセキュリティチェックなどのルールも盛り込みましょう。
・技術的なセキュリティ確保
テレワーク環境に適した技術を用いたセキュリティ確保が必要不可欠です。セキュリティ対策をとった上での、有効な利活用と共有化を可能にする情報資産管理が大切です。
日本レコードマネジメントは、情報資産管理のノウハウを活かし、お客さまのテレワーク環境構築をサポートします。
- 2023.11.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルスの感染拡大により急激に普及したテレワークは、多くのメリットをもたらし、働き方改革に大きな影響を与えています。
テレワークは、「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と、厚生労働省は定義しています。在宅勤務・モバイルワーク・施設利用型勤務の3つの形態があり、これらの総称が「テレワーク」となります。
〈テレワークのメリット〉
企業はテレワークにより、従業員のワークライフバランスを向上できるため、人材の確保や離職の防止、ブランドのイメージアップにもつながります。通勤の必要がなく、交通費を削減できるほか、パンデミックが起こっても事業を継続できます。
従業員にとっては、家庭と仕事の両方を充実させられるので、育児・介護をしている場合も大きなメリットがあります。また、オフィス外での就業となり、自己管理能力を向上させる効果も期待できます。
〈テレワークの課題〉
テレワークでは、労働時間の把握や安全衛生などをしっかり管理しなければなりません。
特に、セキュリティの確保は重要な課題です。自宅に紙の重要情報を持ち込むのは情報漏洩リスクが高まるため、ペーパーレス化が必要となります。情報通信におけるセキュリティ確保も必須です。
このように、通勤時間の削減や柔軟な働き方が可能になるテレワークですが、テレワークの環境を整備することも、働き方改革につながります。
テレワークによる働き方改革には、ペーパーレス化推進が大前提です。
日本レコードマネジメントでは、紙文書や電子文書の統合管理・横断検索が可能な「統合文書管理システム（IRMS）」を提供しており、DX時代の顧客要求の高度化にも対応できます。
- 2023.10.02
- 文書の電子化は社内？専門業者？それぞれのメリットとデメリット について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
現在、情報検索による業務効率アップやコスト削減、セキュリティリスク低減、環境保全といった観点から文書の電子化への切り替えを検討している企業が増えています。
しかし、文書の電子化は、自社リソースで実施するか専門業者に委託するかでも、取り組み方が大きく変わってきます。では、どちらを選択すべきでしょうか？
まず、自社で文書の電子化を行う場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・外注と比べてコストがかからない
・自由に予定を立てられる
・自社情報が外部に漏れる心配がない
・システムやルールを自由に構築できる
・従業員にメリットを共有しやすい
〈デメリット〉
・従業員の手間がかかる
・たくさんの時間と人件費が必要
・システム構築に苦労する
次に、文書の電子化を専門業者に委託する場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・要望を伝えれば実現してくれる
・高い品質のシステムが構築できる
・セキュリティ対策が万全になる
〈デメリット〉
・自社で行うよりもコストがかかる
・自社情報を外部へ渡さなければいけない
専門業者に文書の電子化を依頼しようと検討している場合は、あらかじめ自社が電子化に切り替える目的と、電子化すべき文書を分けておくとスムーズです。
また、信頼できる業者を選ぶために、「スキャニングの品質は十分か」「Pマークを取得済みか」「サービス内容と相場が適正か」の3点に着目するとよいでしょう。
文書の電子化の外部委託を考えている方は、記録情報管理のパイオニアである日本レコードマネジメントにお任せください。
- 2023.09.01
- 電子契約のメリットは？コンプライアンス強化に導く3大メリットを徹底解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することで、インターネットで契約を結ぶ電子契約。コンプライアンス強化に導く、電子契約の3つのメリットをご紹介します。
① 印紙税・事務コスト削減
書面契約の場合、課税文書にあたるため印紙税が生じますが、電子契約であれば原則不要とされています。ただし、法整備が追いついていないという見方もあるので、今後課税対象となる可能性があることも覚えておきましょう。
また、電子契約では、契約書の製本などの準備や責任者押印の手配といったアナログな手続きが不要です。印刷代・封筒代・郵送料のほか、人的コストも削減できます。
② 業務効率化
電子契約では、製本などの書面準備も必要なく、押印依頼もWEB上で可能です。契約書の作成・郵送事務や社内承認フローを効率化し、契約リードタイムを短縮できます。
また、保管・更新管理の効率化にもなります。
さらに、新たに契約を結ぶ際、類似した契約書を参照作成することがよくありますが、電子契約であればスピーディーに検索でき、すぐに契約書が見つかるため、類似契約書作成の効率化に繋がります。
③ 内部統制強化
電子契約では、アクセス権限などの設定でセキュリティが強固になり、改ざん・紛失のリスクを減らすことができます。また、災害時も契約書の消失リスクが少なく、BCP体制の構築が可能です。
さらに、どのようなルートで決裁されたかの承認フローが見えるほか、WEB上で押印者が押印するため、物理的ななりすましも防止可能。
このように、電子契約は内部統制強化に有効なツールです。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、文書管理において豊富な実績を有する日本レコードマネジメントへお問い合わせください。
- 2023.08.01
- 電子契約とは?導入の手順や課題、書面契約との違いを解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
電子契約とは、書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することにより、インターネットで契約を取り交わすことです。
現在、政府のデジタル化政策による“脱ハンコ”を背景に、電子契約を取り入れる企業が増えつつあります。
電子契約は、法令で決められた電子署名の方法に基づいて契約を交わします。この電子署名には、電子署名時に当事者の契約日時を証明し、契約後に第三者が改変できないようにする「タイムスタンプ」という仕組みが使われています。
また、電子署名は、電子証明書を用いる「電子署名タイプ」と、メール認証などを用いる「電子サインタイプ」の大きく2つに分類できます。
電子文書は内容を容易に編集できるため、不安を感じるかもしれませんが、タイムスタンプの仕組みにより契約の真正を証明できるほか、電子契約は書面契約と同等の法的効力が認められています。
【電子契約のメリット】
・印紙税・事務コストを削減できる
・契約リードタイムを短縮できる
・内部統制を強化できる
【電子契約のデメリット】
・サイバー攻撃のリスクがある
・導入時に社内調整労力が発生する
また、電子契約を導入するにあたり、「社内で電子契約導入についての理解を得る」「取引先対応を踏まえた運用ルールの策定」「電子帳簿保存法に対応したデータ保管の実施」などの課題もあります。
電子契約の仕組みやメリット・デメリットをよく理解し、スムーズに導入できるよう取り組みましょう。
日本レコードマネジメントは、文書管理においてコンサルティングからシステム開発および運用などを行い、豊富な実績を有しています。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、当社へお問い合わせください。
- 2023.07.03
- 公文書管理法について解説。公文書の説明責任とは?について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
公文書は、「国民共有の知的資源」「国民が主体的に利用し得るもの」「国民に説明する責務が全うされるようにする」と定められており、実は私たちが主体的に利用できます。
「公文書管理法」は、公文書の作成義務や整理、保存、移管または廃棄などの内容が定められたものです。
公文書管理法のスタートは1987年。
戦後より、公文書の取り扱いについて危機感を持つ有識者もおり、日本学術会議で要望や勧告を度々提出していました。それらを受け、1987年にアーカイブズを設けるための根拠法となる「公文書館法」が制定されました。
1999年には、国立公文書館の役割などを定めた「国立公文書館法」が制定されました。
この段階では、「国民に説明する」という内容には触れられていません。
情報公開の制度化については、1999年に「情報公開法」が制定され、2001年に施行されました。
情報公開法は、日本で初となる「政府の説明責任」という概念を明確化した法律です。
一方で、包括的に国の機関全体の公文書を管理する内容ではなく、公文書が適切に管理されているとは言えない状況でした。
また、当時は公文書管理に関する不祥事が立て続けに起こり、社会から注目されるようになりました。
そして、2009年に「公文書管理法」が制定されたことで、初めて文書と説明責任が結びつきました。
これにより、現用文書から非現用文書までのライフサイクル管理が一元的に実施されることとなり、歴史的に重要な資料を適切に保存できるようになりました。
日本レコードマネジメントでは、公文書の整理・管理など、行政機関が有する情報資産に対し、運用サポートの実績があります。
- 2023.05.08
- 次世代文書管理システム「RM-Expert Light」がJIIMA「電子書類ソフト法的要件認証」を取得
- このたび、当社が開発した次世代文書管理システム RM-Expert Lightが、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証する「電子書類ソフト法的要件」を取得したことをお知らせします。
この認証により、ソフトウェアを導入する企業は、電子帳簿保存法及びその他の税法が要求している要件に対し個々のチェックが不要となるため、安心して導入することができます。
RM-Expert Light は、紙と電子文書など様々な形で保管されている文書・記録を統合的に管理するとともに、分類・作成者などの検索用インデックス管理に加えて、全文検索を標準機能としています。
さらに、AIサポートやOCR等の情報を効果的に管理活用するためのオプション機能も追加することができます。
- 2023.05.01
- 情報資産管理とは?企業にとっての重要性と文書管理との違いについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
企業を形作る基本要素である「人」「金」「物」は経営資源と言い、「情報」はこれらに追随する第4の資源とされています。ICTの拡大による情報革新が進むとともに、情報の重要性は一層高まっており、今後も進化し続けることが予想できます。
情報資産は企業経営において大切な経営資源です。情報資産とは、顧客情報やスタッフの人事情報、社内資料、見積書・請求書などの書類、契約書といった企業活動で収集した情報のことです。
日々蓄積される情報資産を適切に取り扱うことにより、ICTによる技術革新が進化する現代社会の波を乗り越えられます。
適切な情報資産の管理は、企業経営を脅かす危機に陥る可能性のある情報漏洩を防止する効果があります。それだけでなく、経営効率の向上にもつながります。オフィス外でもウェブサイトやSNSで企業や商品・サービスをブランド化し、知名度や信頼性をアップさせることも可能です。
2020年に、日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて3,549人を対象に実施された調査によると、企業の情報セキュリティ対策が万全だと認識している人の割合が半数未満であることが判明しました。
結果から、情報セキュリティ対策が万全ではない一般企業が多く、狙われやすいことがうかがえます。企業経営の基盤となる情報資産管理は適切に行う必要があります。
また、情報資産管理をしっかり行うことで、業務効率の向上やコスト削減、企業のコンプライアンス強化といったメリットもあります。
情報資産の管理についてお困りの方は、豊富な導入実績を誇る日本レコードマネジメントへご相談ください。
- 2023.04.03
- 情報資産管理(情報セキュリティ対策)の上手な進め方と管理台帳を作る方法について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
情報資産管理には、「検索性向上による業務効率アップ」「セキュリティレベルアップ」「不必要なコストの削減」など、たくさんのメリットがあります。
情報資産管理の具体的な進め方として、初めに行うのが「洗い出し」。
部署あるいは業務グループごとに情報資産を洗い出し、セキュリティ対策を検討する方法がおすすめです。用途や責任者、保管場所・期間などの要素を全て洗い出すことにより、保管形態、利用場所、重要度などがはっきりとわかり、各資産の管理方法を定められます。
次に大切なのは、対象となる情報資産の「評価値の決定」。
情報資産の価値を決める項目は以下の通りです。
・機密性(漏洩した時の影響度)
・安全性(改竄された時の影響度)
・可用性(利用できない時の影響度)
通常、それぞれを「1:事業にほぼ影響しない」「2:事業に大きく影響する」「3:取引先や顧客に大きく影響する」「4:法律で防止が義務付けられている」の1～4のレベルに分けて評価値を決定します。
また、守るべき情報資産を明確化し、企業全体で共有するための「情報資産管理台帳」の作成も重要です。基本的に、上記で述べた「洗い出し」と「評価値」に沿って作成します。IPAによる『中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン』の付録として分析シートが用意されているので、その表を参考にExcelなどでシェアすることをおすすめします。
日本レコードマネジメントは、専門のスタッフが様々な状況やニーズに合わせて、情報資産管理システムを構築し運用までサポートいたします。情報資産管理に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
- 2023.03.01
- 文書管理システムを導入して企業が得られる5つのメリットについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルス感染拡大防止と働き方改革の推進で、ペーパーレス化への動きが活発になっている現在。企業ではたくさんの文書が発生しますが、それらを適切に管理できる文書管理システムは多くのメリットをもたらします。
・業務効率化の実現
文書管理システムの導入により、スタッフの業務効率をアップさせることができます。文書のライフサイクルは、作成・入手から廃棄までの一連の流れを管理。ライフサイクルシステムの構築によって、探したい文書を迅速に検索できるとともに、保存期間を決めておくことで、保存・保管のオキカエが自動で行えます。
・BCP対策に有効
BCP(事業継続計画)は、企業が自然災害やテロなどの緊急事態に遭遇した際の対策として、普段から取り決めておくべき事業計画のことです。緊急事態が生じた際の損害を最低限に抑え、事業の継続または早期復旧が可能になります。
・テレワーク時代に適している
政府も推進しているテレワークは、居住地に関係なく雇えるので優れた労働人口を確保しやすくなり、企業のイメージアップやライフワークバランスの実現といった様々な利点があります。テレワークでの文書管理における情報漏洩などのセキュリティ問題も、利用者によるアクセス履歴の確認やアクセス権限の細かな設定で解決可能です。
・組織内で情報を共有可能
文書管理システムの活用で、コミュニケーション不足により情報共有がしにくいという課題を解決できます。
・事務コストの低減
紙文書から電子文書を管理する文書管理システムを導入すれば、環境保全に繋がるだけでなく、事務コストも大きく低減できます。例えば、紙の費用や印刷費用、印紙代、郵送代、保管場所がカットできます。
日本レコードマネジメントは、国や自治体をはじめとする広い分野で、業界トップレベルの企業へサービスを提供しています。
- 2023.02.01
- 情報セキュリティの脅威は増している?最近の動向と企業が取り組むべき対策について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
ほとんどの業務がインターネットなしでは行えないと言っても過言ではない現代社会において、情報セキュリティ対策は企業活動を継続する上で必要不可欠なものです。
今なお、世界中で多数報告されているサイバー攻撃。昨今は、コロナ禍でのテレワーク拡大によるセキュリティ被害も増加傾向にあります。
企業のセキュリティ対策が脆弱である理由として、まず挙げられるのは「セキュリティ人材の不足」。独立行政法人情報処理推進機構の調査では、国内の従業員100人以上の企業で情報セキュリティに従事している人は約23万人で、現時点で2.2万人が不足しているという結果が出ています。
また、企業の経営者がサイバー攻撃に遭う可能性が低いと考えているのも理由のひとつ。他にも、「対策のための費用を用意できない」「具体的な取り組み方法がわからない」といった意見もありました。
企業は、大切な経営資源を守るために情報セキュリティ対策に取り組むべきです。
まずは、予算・人材の確保、どの情報をどのように守るのか、緊急時の対応体制整備といった、対応方針を定めます。
次に従業員のリテラシーを高めましょう。ウイルス感染や情報漏洩、不正侵入、機器障害などの事例と対策を理解して、トラブル時に迅速に対応できるよう、社員教育を徹底することも重要です。
豊富な経験と実績を有する日本レコードマネジメントは、オリジナルのノウハウとプロフェッショナルなスタッフにより、文書管理システムの構築から運用までをサポート。万一災害が起きた際の事業継続対策も万全に整えています。
- 2023.02.01
- メディアサイト「Records Management」を公開しました
- 「Records Management」についてご紹介いたします。
変わりゆく時代の中、入り組んだ課題に直面している企業や組織。そのような環境下での情報やナレッジの記録・管理・運用は、経営基盤を戦略的に整備することになります。
「情報(文書)」は第4の経営資源とも称され、「人」「物」「金」に次ぐ企業を形成し動かすための基本要素です。現在、文書管理の仕組みの導入や既存のシステムの見直しが活発化しています。
企業や組織は、法律により定められた文書を一定期間管理し保存することが義務づけられていますが、IT化によって扱う情報の範囲は増え続けています。また、文書管理システムの導入は、紙文書の電子化や紙・電子の混在、電子データの長期保存、文書生成から廃棄までの情報サイクルの確立など、決して敷居は低くありません。
しかし、課題を順次解決し文書管理システムを導入できれば、必要な文書をすぐに取り出すことが可能になります。そして、適切な文書管理により「業務効率化・生産性の向上」「セキュリティ強化」「コスト削減」の3つのメリットが期待できます。
「Records Management」は、貴社の情報資産を最大限にご活用いただくために参考となる情報を発信するメディアです。文書管理に関心がある方に、「Records Management」の情報が少しでもお役に立てましたら幸いです。
