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｢日本を元気にする企業｣は、
人、技術、自然、食、教育、医療など様々な分野で活躍している企業を
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- 2026.05.01
- データマネジメントツールDocuments Organizer for Boxをご紹介
- 日本レコードマネジメントのDocuments Organizer for Boxをご紹介します。
Documents Organizer for Boxと当社のコンサルティングを活用することで、サーバに蓄積されている大量のデータをBoxストレージへと、スマートに移行することができます。移行後のアクセス権の棚卸し管理にも適した、ワンストップ電子文書管理ソリューションです。
デジタル化が進む中、行政機関や企業は新しいワークスタイルの確立と効率化を行っていますが、デジタル変革においては電子文書管理が厄介な課題となります。紙の文書に代わる電子文書は多くのメリットをもたらす一方、複雑な管理が必要となります。企業の成長のために、大量のデータを整理し、素早くアクセスできるようにすることが重要課題になっています。
【当社の3つのサービス】
①電子データ整備サービス
現状の調査と分析から始め、電子データ管理の効率の良いルールを設定し、基礎整備を行います。全体のルール作りの他、To beフォルダの設計、From Toリストの作成に関するコンサルテーションを実施し、新たな運用方式へのスムーズな移行を全面的に支援します。
②新運用移行サービス
コンサルテーションで作成した移行リストに基づいて、当社で独自に開発したデータマネジメントツール（Documents Organizer）を使い、新しいフォルダ体系へとデータを移行します。データをスムーズに移行できるようサポートし、新たな運用に混乱なく切り替えられるよう、強力に支援します。
③維持管理サービス
移行時のサポートだけでなく、定期的に運用をチェックし、電子文書の適正な管理・運用を維持できるよう支援します。データの定期的な整理や棚卸し、ヘルプデスク対応などを通じて、最適な管理体制の維持に向けて継続的なサポートを提供します。
- 2026.04.01
- AI搭載文書情報管理システム IRMSをご紹介
- 日本レコードマネジメントのIRMSをご紹介します。
企業や行政などの組織で管理・活用している文書・記録類は、多くの場合、紙やスキャニングPDF、テキストといった形でサーバや書庫に混在・重複して保存されています。これでは書類を探すために多くの時間を使うことになってしまいます。
IRMSは、ペーパーレス化を進める強力な機能と導入後の支援の仕組みを備えた、次世代の文書情報管理データベースシステムです。業務の効率化、リモートワークなどによる働き方改革、災害時における事業の継続など、組織のDX化に貢献します。
【6つの主要機能】
・RM-EXL
システムの中核となるデータベースです。
・RMS
文書管理の基本的な機能、紙ファイルの登録、貸出、保存年限の管理などを行います。
・RM-REV
文書や図面の画像PDFへの直接のリンク付けによって改訂（履歴）管理を行います。
・RM-OCR
スキャニングした画像PDFを高い精度でフルテキストへと変換します。
・RM-RT
共有ファイルサーバにおける文書の評価選別、移管、登録などをAIで支援します。
・RM-AI
集中化テキスト文書の登録や全文検索、改訂・保存年限管理、開示制限などをAIで支援します。
【RM-AIの3つのポイント】
・関連単語表示機能
個人の知識の差からなる検索結果のばらつきに対応。検索キーワードと関連性が高い用語を、検索回数スコアの順で表示します。
・検索効率の向上
検索キーワードについて、より深く論議されている順で検索結果を表示。探している文書が上位に表示される可能性が高くなります。
・類似文書一覧機能
本文の内容が似ている文書を一覧で表示できます。似た文書に絞って時系列で探したり、本文の内容を見比べたりして、目的の文書が探せます。
- 2026.03.02
- 統合文書管理システム RM-Expert Lightをご紹介
- 日本レコードマネジメントのRM-Expert Lightをご紹介します。
当社の「RMシリーズ」は1990年代に始まり、電力や原子力をはじめとする多くの業界において、文書情報管理業務を担う要として信頼を集めてまいりました。現代のICT革命やDXの波、進化するお客様のニーズに対応するため、当社はRM-Expert Light（RM-EXL）をリリースいたしました。
RM-EXLでは、紙の文書や電子ファイルなど、多様な形で保存されている文書および記録の一元的な管理が可能です。検索用インデックスの管理機能や全文検索機能を標準で装備しており、OCRやAIを活用したオプション機能もございます。 RM-EXLで、効率化・高度化された新たな時代の文書管理を始めましょう。
【主なシステム機能】
・登録機能をWEB化
全ての機能がWEBシステムで構築されており、クラウドサーバを含むお客様の環境・規模に合わせてご利用いただけます。
・全文検索機能
全文検索エンジンの併用により、PDFやMS Officeなどの電子ファイルに含まれる文字まで素早く検索することができます。
・お気に入り機能
検索結果一覧からデータを選択し、お気に入りとしてまとめられます。お気に入りは後からの呼び出しや、データのEXCEL出力などで活用可能です。
・変更できる帳票出力
帳票出力はEXCELを使って、項目の追加・削除といった様式の変更に対応しやすく、自由度が高い帳票設計を行います。
・データの階層化
ご要望に応じて簡単に多段階層化を設定できるほか、階層横断検索も可能です。
・使いやすい画面レイアウト
利用者が意識すべきポイントが明確になるよう、視線や指の動きを考慮したユーザーインターフェースを提供しています。
- 2026.02.02
- 契約書の一括管理で信頼確保 NRMの契約書管理サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの契約書管理サービスをご紹介します。
契約書は企業活動を支える、大切な情報資産です。
当社の契約書管理サービスでは、保管されている過去の紙の契約書と、これから生み出される電子データを繋ぎ、意思決定の迅速化、リスクの最小化、ガバナンスの強化を実現します。
【よくあるお悩み】
①契約書が電子と紙で分かれていて、全体像を把握できていない。検索・照会に手間取り、業務のスピードが低下している。
②関連のある契約書や資料を検索するのに手間取ってしまう。類似する過去の契約を参照するのに時間がかかり、交渉や意思決定に遅れが出てしまう。
③契約不適合責任や損害賠償責任、反社条項といった重要事項を確認する作業が属人化している。リスクの全体像を把握できていない。
④在宅勤務時や出張時に、契約書を素早く確認することができない。緊急時に、必要な契約情報にアクセスできず意思決定が滞ってしまう。
⑤更新期限を管理する作業の属人化によって、機会の損失や違約リスクが発生している。解約通知期限を逃してしまい、不要なコストが継続的に発生してしまう。
⑥契約書の保存年限や廃棄ルールが統一されていないため、法令に違反してしまうリスクがある。法務調査や監査への対応に時間やコストをかけすぎている。
【当社のサービス・ソリューション】
◆コンサルティングサービス
現状の電子・紙の契約書を可視化して、最適な一元管理体制を設計します。紙原本の扱いや電子化計画を含む運用設計を実施します。
◆原本管理サービス
紙の契約書を安全に保管し、必要時に素早く取り出せるようにします。電子化した後はデータ連携によって、システムと統合された管理を実現します。
◆情報活用サービス
紙の契約書からメタデータを抽出し、電子システムへと登録します。更新・期限管理も一体化することで、業務全体の効率の向上に貢献します。
- 2026.01.01
- 保管から廃棄までセキュアな処理 NRMの機密廃棄/リサイクルサービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの機密廃棄/リサイクルサービスをご紹介します。
企業が取り扱う文書には、漏洩による損害のリスクを持つ機密情報が含まれます。その管理はただの事務作業ではなく、経営のリスクマネジメントです。当サービスでは、文書を保管してから廃棄するまで一貫したセキュアな対応を実施。証明書の発行や開封なしで処理する溶解廃棄によって漏洩のリスクを徹底して取り除き、コンプライアンス対応にも万全の支援を行います。
【当サービスが選ばれる理由】
◆管理・保管のための優れたセキュリティ環境
専用の倉庫で厳重に保管し、文書の紛失や改ざんを抑止。また管理ログとアクセス権限によって、不正な閲覧・持ち出しも排除します。
◆密封状態で行う廃棄処理
溶解処理を箱ごと行うため、開封に伴う漏洩のリスクを排除できます。見る・触れることが物理的にできない安心の構造です。
◆コンプライアンスの強化に繋がる廃棄証明書の発行
適正な処理の証明となる「機密廃棄証明書」の発行が可能です。取引先への説明や社内監査で資料として活用できます。
【導入ステップ】
①お問い合わせ
お電話、または当社ウェブサイトのお問い合わせフォームにて、お気軽にお問い合わせください。
②ヒアリング・現状の確認
保管する文書の種別、現在の処理体制についてのヒアリングを行い、最も適したプランをご案内します。
③プランの設計とお見積り
ご要望や数量に応じて、保管・廃棄の最も適したプランを設計します。
④ご契約・サービスの開始
ご契約の後、すぐに文書の回収・保管または廃棄を始めます。
⑤証明書の発行・アフターフォロー
必要に応じた廃棄証明の発行、定期的な廃棄スケジュールのご提案を行います。
- 2025.12.01
- すべての文書を“探せる・守れる”環境へ NRMの文書保管・検索サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの文書保管・検索サービスをご紹介します。
当サービスでは、統合管理および精度の高い検索により、情報資産を即戦力化します。
【よくあるお悩み】
・電子と紙の文書がバラバラに管理されていて、必要な時に素早く資料を探すことができず、業務の効率が悪くなっている。
・保存ルールや保管期限が整っておらず、紛失や法令違反のリスクがある。
・リモートワーク中、必要な文書にアクセスすることができず、業務が滞ってしまう。
・複数存在する保管場所の状況を把握できておらず、検索や確認に時間を要する。
・継承プロセスが整備されておらず、文書管理が属人化している。
・文書管理のルールが部署や拠点によって異なるため、統一された運用や情報の共有ができない。
【文書保管・検索を最適化するためのソリューション】
◆統合文書管理システムを構築
文書を一元的に管理できるシステムを設計・構築し、業務が属人化することを防止。情報の再利用性を向上させます。
◆法令対応へのサポート
法令・規制に対応した文書管理のルールを策定し、契約書や証憑書類を適正に管理・保存する体制を構築します。
◆文書の適正な管理・保管
重要な文書を専用の物理保管施設にて厳重に管理。紙文書についてもバーコード管理や期限管理、出庫記録を適用することで、紛失のリスクを抑えます。
◆カスタマイズできるシステム設計
お客様の業務フローに応じて、文書区分や検索条件、権限設計などをカスタマイズすることができます。
◆クラウドストレージと連携
社内外のどこにいても安全にアクセスできるようにします。BCP対策やリモートワークにも対応しています。
◆運用支援・継続サポート
システムを導入するだけではなく、マニュアルの作成や教育、運用の評価、改善の提案まで一貫して支援します。
- 2025.11.03
- 電子文書を“探せる・使える”状態へ NRMの電子文書管理サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの電子文書管理サービスをご紹介します。
当サービスでは、現状のデータの整理・分類を行い、検索性や共有性、権限管理を最適化。コストの軽減とルールの標準化を同時に実現することで、経営効率の向上、ガバナンスの強化をサポートします。
【よくある電子文書管理の課題】
・属人化が進み、管理が混乱している。
・検索作業に無駄な工数がかかっている。
・データの誤った使用が、顧客対応や意思決定におけるミスに繋がる可能性がある。
・権限設定のミスや更新漏れのため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まっている。
・全社的な情報資産を把握できず、全体像が見えなくなっている。
・無駄な作業や不要なデータが、見えにくいコストとして経営収支を圧迫している。
【電子文書管理サービスの3要素】
①不要なデータの削減および構造の最適化
保存のルールを策定し、不要なデータを削除することで、クラウドやファイルサーバの容量を最適化。無駄な保存を抑制することで、管理コストの削減に繋がります。また、分類ルールやフォルダ体型も整え、クラウドへの移行にも円滑に対応します。
②検索性・業務効率の向上
ファイル命名のルールを統一し、フォルダ構造を標準化することで、必要なデータを探しやすい環境を整えます。属性検索やAI検索を導入することで、迅速なアクセスが可能になります。ナレッジの共有や最新版の把握もスムーズに行えるようになり、業務の生産性の向上に繋がります。
③権限管理、運用の自動化および継続性
組織の改編や人事異動に伴うアクセス権の変更を自動化することで、管理に要する手間とミスのリスクを軽減できます。また、バージョン管理や共有ルールを整備し、効率的で安全な運用を実現。継続的なメンテナンス支援とデータの最適化により、長期的・安定的な運用をサポートします。
- 2025.10.01
- 情報資産を「活かす」文書管理へ NRMの文書管理サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの文書管理サービスをご紹介します。
電子・紙の文書を増え続けるまま放置していると、リスクやコストの温床となってしまいます。これらは正しく運用・整備することで経営判断に資する「戦略資産」となり、業務の生産性の向上やリスクの抑制に役立つものになります。
当社は電子・紙を問わず、組織において情報資産を活用・共有できるよう体制の構築を行い、コスト最適化、業務の効率化、ガバナンスの強化を同時に実現いたします。
情報を「守る」だけでなく「活かす」、経営に貢献する「攻めの文書管理」を始めてみませんか？
【文書管理改革がもたらす3つの価値】
・情報ガバナンスを強化
監査、内部統制、法令に対応した万全な体制の構築が可能です。
・経営資源を有効に活用
文書を「探す」時間を「使う」時間に変えられます。
・投資対効果の向上とコスト最適化
不要な文書を削減し、ルールの整備とデジタル化によって管理の負担を軽減できます。
【当社のサービスの3つの特長】
・社内ルールを統一し、シンプルな管理に
社内における文書管理のルールを統一・可視化し、部門や業務をまたいでスムーズに共有・管理できるようにします。属人化を防止し、全社の情報活用力と業務効率の底上げを実現します。
・電子・紙を一元管理するシステムを導入
当社のシステムを用いて、電子文書と紙文書を一元管理。専門知識を活用して構築し、作成・保管・検索・廃棄といった業務の効率を高めます。管理のコストを低く抑えながら、検索性と業務のスピードを大幅に高めます。
・専門スタッフによる継続的な支援
導入で終わりではなく、専門資格を有する当社のスタッフが、リモートまたは常駐で継続的に運用をサポート。社内における運用の定着と安定化をサポートし、文書管理がもたらす効果を長期にわたって維持・向上させます。
- 2025.09.01
- 文書を安全に保管、未来の安心を NRMのドキュメントストレージサービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントのドキュメントストレージサービスをご紹介します。
【よくあるお悩み】
・文書管理に必要な業務負荷を軽くしたい
・物品や文書が散乱しているオフィスの環境を改善したい
・サイバー攻撃や自然災害などのリスクに備えておきたい
・必要な時に必要な文書・データを素早く検索・入手したい
・重要なデータと不要なデータを識別したい
・情報の継承プロセスに問題があり、前任者の文書・資料が置き去りにされている
【ドキュメントストレージサービスで解決できること】
◆業務効率の向上
文書管理業務の手間から解放され、リソースや時間を本来の業務に使えるようになります。また、文書の整理や検索に要する煩雑な作業が減り、業務をスムーズに遂行できるようになります。
◆スペース活用の最適化
文書を保管するためにオフィスの貴重なスペースを使う必要がなくなり、レコードセンターから必要な時に取り出せるようになります。
◆リスクの軽減・BCP対策
お客様の大切な文書をデジタルで保管し、サイバー攻撃や自然災害といったリスクに備えます。非常時の素早いアクセスを可能にして、事業継続を確保します。
◆リモートワークを支援
オンライン環境でどこからでも文書にアクセスできるため、リモートワークなどの柔軟な働き方の実現に繋がります。
◆セキュリティの向上
情報漏洩からデータを守り、組織の信頼性を高める、高度なセキュリティ対策を備えたサービスです。
◆ペーパーレス環境の推進
紙・印刷物の使用を減らし、環境に優しい持続可能な事業の実践を支援します。
文書管理を効率化するだけではなく、災害リスクの軽減やBCP対策としても役に立つ、革新的なソリューションです。当社の持つ豊富な経験と、高度なセキュリティ対策を組み合わせ、お客様の文書・資料を安全に保管。必要時のスムーズなアクセスをサポートします。
- 2025.08.01
- 情報資産管理でオフィスをデザイン！ NRMのオフィス移転サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントのオフィス移転サービスをご紹介します。
スムーズな移転のためには、文書の効率的な削減、ICTや空間に関する計画、物品管理など、各種タスクが重要となります。文書の削減から電子化に至るまで、NRMは最適なサービスを通じてお客様の抱える煩わしさを軽減し、円滑な移転をサポートいたします。
【よくあるオフィス移転時の課題】
・スペース計画のミスで、部署の什器が移転先に入りきらない。
・保管配分のミスで、想定よりも保管スペースが少なく、文書が野積みになってしまう。
・移転後、必要な文書が探せなくなった。文書の私物化が進んだ。
・誤廃棄によってコンプライアンスに関わる問題が発生した。
・無理に廃棄を行い、重要な文書を紛失した。
【オフィス移転サービスのポイント】
・オフィスの最適化と文書の削減によって、空間を有効活用し、快適性を高めます。
・デジタル化や省スペース化によって、資料・書類を管理するコストを低減します。
・情報の共有、情報へのアクセスの容易化を推し進め、組織の透明性および効率性を高めます。
・情報資産の見直しを行い、リソースとスペースを節約。移転先の情報資産を最適化し、生産性を高めます。
・移転後も継続的に情報資産を見直し、リバウンドを予防。情報資産管理ポリシーに基づく定期的な点検を行い、効果的な運営を実現します。
・専任スタッフのサポートによって、移転時の文書の整備や廃棄などの作業負担を軽減し、スムーズな移転の実現を図ります。
オフィスの移転やABWの導入は、文書の新たな運用方式・管理制度に移行する絶好の機会となります。移転を活用することで、情報資産管理の効率化を図り、リスクの最小化に繋げることが可能です。
当社は高い品質と信頼性を基にしたサービスを提供し、お客様の成功を支えるパートナーとしてサポートいたします。
- 2025.07.01
- ペーパーレス化の導入と運用システムの構築 NRMの文書の電子化サービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントの文書の電子化サービスをご紹介します。
【このようなお悩みを解決します】
・新規プロジェクトのための文書が増え続けており、書庫がパンクしそうになっている。
・翌日の会議で使う資料を必死になって探している。
・必要な書類を出張先に持って行くのを忘れてしまった。
・重要な文書が色褪せて、内容が読み取りづらくなった。
・火災や地震などに際して重要な文書が消失しないか心配。
・廃棄するためにシュレッダーする必要のある文書が野積みになっている。
【このサービスで解決できること】
①保管スペース
管理する手間や物理的なスペースの問題を気にすることなく、オフィスを常にすっきりとさせます。
②検索効率
お客様のニーズに合ったファイルの管理方法とキーワード検索によって、情報への素早いアクセスが可能になります。
③情報の共有
容易に共有・検索できるようにして、業務の生産性を最大化します。
④長期保存
管理が適切であれば、電子データは原状のまま保存することができます。
⑤情報の破損・紛失リスク
電子化した文書をセキュリティに優れたクラウドで保管し、情報漏洩のリスクを大きく減らします。
⑥環境問題
紙を減らし、クライドでデータの管理・共有を行うことで、エコロジー化を支援します。
今日のビジネスにおいて文書管理はその中核をなしており、文書を効率的に電子化することは競争力を向上させる鍵になっています。当社のサービスでは、紙の文書から電子文書へとシームレスに移行し、業務を大幅に効率化させることが可能です。
ビジネスをよりスムーズにし、情報の保管・アクセスをより効率的・安全にできるよう、環境面にも配慮しつつ、当社が全力で支援します。
- 2025.06.02
- 未来への第一歩、紙からデジタルへ NRMのペーパーレスサービスをご紹介
- 日本レコードマネジメントのペーパーレスサービスをご紹介します。
【このようなお悩みを解決します】
・紙の文書を保管するスペースを減らしたい
・情報システムを最適化し、ダウンサイジングしたい
・ワークフローを改善し、承認業務を効率化したい
・リモートワークを推進し、ワークライフバランスを改善したい
・検索を効率化し、必要な文書をすぐに見つけられるようにしたい
【NRMのペーパーレスソリューション】
お客様のニーズに合わせて、7つのパッケージからお選びいただけます。
①ペーパーレス化コンサルティング……資料・文書・記録類の現状調査、ペーパーレスルールの作成実現、ロードマップの作成
②文書保存サービス……NRM文書保存倉庫での文書のお預かり、1日2便を文書専用配達便でお届けするデリバリーサービス
③オンラインストレージサービス……クラウドストレージ（NRM電子倉庫）にて、いつでもどこでも検索・活用可能な電子ファイリング
④機密文書抹消サービス……安価で1箱からご利用いただけるルート便に加え、専用車で即日大量溶解処理が可能なチャーター便をご用意
⑤ペーパーレス化に向けたITコンサル……電子契約・電子ワークフロー、ドキュメントストレージ（クラウドおよびオンプレ）、電子帳簿保存法への対応、ドキュメント管理システム
⑥⽂書電⼦化&AI-OCRサービス……文書のスキャン電子化、AI-OCR、紙から電子への変換によるダウンサイジングのサポート
⑦電⼦認証サービス……e-⽂書法や電⼦帳簿保存法に則り、電子署名システムや電子文書の記録保存証明を提供
ペーパーレス化によって紙の使用を減らし、情報の処理・保存・共有をデジタルで行うことは、経費削減、作業の効率化、環境の保護、セキュリティの強化に繋がります。
日本レコードマネジメントのソリューションを活用し、デジタル化以上の変革を実現しませんか？
- 2025.05.01
- ペーパーレス化とは？メリットや方法、働き方改革を成功させるポイント解説 について記事を掲載しました
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」より、記事のご紹介です。
今回の記事では、ペーパーレス化のメリットや具体的な導入方法、そして働き方改革における成功のポイントについて解説しています。
働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、企業ではペーパーレス化の取り組みが急速に進んでいます。しかし、単に紙を廃止するだけでは、十分な効果は得られません。ペーパーレス化の本質は、文書のデジタル化によって業務の効率化を図り、テレワークやBCP（事業継続計画）といった柔軟な働き方に対応することにあります。
電子化の対象となる書類には、申請書、会議資料、契約書、図面など多岐にわたりますが、国税関係書類については、電子帳簿保存法で認められた形式での保存が求められます。
このように、一部の書類には法令で定められたルールに従うことが求められる点に留意が必要です。
ペーパーレス化による主なメリットとしては、情報共有の迅速化による業務の効率化、災害時における情報消失リスクの低減、アクセス権の管理によるセキュリティ強化などが挙げられます。
導入にあたっては、スキャン作業（オンサイトまたはオフサイト）の選定、法定文書の外部保管、紙と電子文書を一元管理する体制の構築が重要なポイントです。加えて、押印のデジタル署名への移行、FAXのインターネット化、会議資料のクラウド共有など、日常業務に密着したプロセスの見直しが成功の鍵となります。
ペーパーレス化は、業務プロセスの改善と働き方改革を進める大きな一歩です。紙と電子の共存を前提に、適切なルールを整備し、持続可能な文書管理体制を構築することが、今後の業務改善を支える重要な基盤となるでしょう。
- 2025.04.01
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（3）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
今回は、災害対策と情報資産管理について解説します。
事業継続のためにはBCPを策定することが必要ですが、その前提として災害対策を踏まえた情報資産管理の体制を確立することが欠かせません。
災害に見舞われた時、保存先の二重化やデータのバックアップといった対策が取られていなければ、事業継続が非常にむずかしくなります。近年ではICTの大きな発展によってデータへの依存度が高まっており、情報資産管理はさらに重要となっています。
大地震をはじめ過去の災害時には、多くの企業で記録情報が失われ、事業継続ができなくなったケースがありました。特に紙媒体に記録されていた情報は災害で消失するリスクが高いので、電子化し情報資産管理を行うことが大切です。
また、情報の保全性を確保するほか、クラウド環境を構築しどこからでも情報にアクセスできるようにするなど、可用性の確保も必要です。これにより災害やパンデミックが発生し通勤ができなくなっても、サテライトオフィスや自宅の環境で一定の事業継続が可能になります。
日本レコードマネジメントでは、事業継続に向けた災害対策として「いつでも・誰でも・すぐに」データの取り出しができる仕組みの構築を目的とした、業務継続・スマートワーク支援サービスを行っています。災害時でも事業を継続できる環境を作りましょう。
- 2025.03.03
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（2）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
今回はBCPを策定する際に参考にできる事業継続ガイドラインについて解説します。
事業継続ガイドラインは、内閣府が防災力を高めるために策定した、事業の継続に向けた企業・組織のためのガイドラインです。このガイドラインに基づいたBCP策定のステップには「方針の策定」「分析・検討」「事業継続戦略・対策の検討と決定」「計画の策定」の4ステップがあります。
まず、災害が発生した際に自社の果たすべき責任など重要な事項に対応するため、経営方針や戦略のもとに、事業継続に関わる方針を策定します。
分析では自社で想定される被害に応じた事業影響度を調べ、社会インフラや事業の継続に向けたリスク評価をします。そしてステークホルダーの要請・要求に沿った復旧時間・レベルの達成のため、事業継続戦略と、実現のための対策を検討・決定します。
そうして定めた方針と対策をもとに、事業継続対応や初動対応の計画を形にし、BCPを策定します。
中小企業庁が公開している「BCP等の取組事例集」に掲載されている事例をご紹介します。
東日本大震災の時、仙台発祥の老舗百貨店である株式会社藤崎では、適切な避難誘導と迅速な事業継続対応によって、およそ10日後には営業を全面的に再開することができました。しかし帰宅困難者への対応を事前に策定しておく必要があったという反省から、同社は以下の4点を組み込んだBCPを新たに策定しました。
・帰宅困難者を社内に受け入れる体制の整備
・歩いて帰宅する人に対する備え
・歩いて帰宅する人のルートの検討
・従業員の避難先の設定の義務化
中小企業庁は、中小企業でもBCPを策定しやすいよう「中小企業BCP策定運用指針」も公開しています。必要に応じて参考にするようにしましょう。
- 2025.02.03
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（1）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
今回はBCPの概要、災害時のBCPを策定する必要性、策定時のポイントについて解説します。
BCPとはBusiness Continuity Planningの略であり、災害など不測の事態が起きた場合の事業の復旧・継続に向けた、企業・組織の「事業継続計画」を意味します。この計画では、平時の備えと緊急時の計画を策定します。
BCPの目的は災害時などの被害を最小に抑えると同時に、重要な業務を早期に復旧させることです。これを策定することで、緊急時に迅速に意思決定と対応を行えるようにします。
災害時には、一つの企業のサービスや製品の供給が止まっただけでも、社会に大きな影響を与えることがあります。経済の高度化によってそういったリスクは顕在化しており、特に2011年の東日本大震災以降、災害対策としてのBCPはますます重要性が高くなっています。自社を存続させるだけではなく、社会の要請に応えるためにも、災害対策としてBCPを策定することは欠かせません。
計画を策定するうえでは、国や地方自治体が公表している、災害時の被害想定を知っておく必要があります。
内閣府が公表しているものには、首都直下地震や東海地震、東南海・南海地震、日本海溝・千島海溝周辺海溝型地震の被害想定、表層地盤のゆれやすさ全国MAP、大規模水害時の真相想定等があります。また国土交通省の「防災ポータル」では、地震や津波のほか、風水害、火山災害、雪害などの被害想定やハザードマップも公開しています。
また内閣府の防災情報のページには、各地方公共団体の防災計画ページへのリンクが貼られており、各地域で想定されている地震の防災計画を確認することができます。地域の被害想定を具体的に考えるうえで参考にしてください。
- 2025.01.06
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（4）
- 前回のニュースではDXにおける3つのフェーズについて説明しました。今回はいずれのフェーズにおいても重要である「レコードマネジメント」について説明します。
DXの一つ目のフェーズでは文書のデジタル化を行いますが、ただペーパーレスにするだけではなく、その後のDXを見据えて文書管理の高度なデジタル化を行うことが大切です。
文書を入手・作成してから伝達、保管、そして廃棄に至るまでのサイクルを、一定のルールの下で一元的に管理することが必要となります。
様々な文書をデジタル化するには、適切なセキュリティ体制の下、情報の利活用が可能となる環境を構築する必要があります。そしてそのためにはレコードマネジメント体制を整備し、適切な情報資産管理を実現することが重要です。急速なデジタル化によって情報が急増する中、レコードマネジメント体制の整備を行うことで、情報の利活用や漏洩対策を実現し、DXの基盤を作ることが可能となります。
ICTの発達やコロナ禍を経て、ビジネス環境はニューノーマルな時代に入りました。テレワークはニューノーマルな社会を代表する要素ですが、コミュニケーションの取りにくさや情報漏洩のリスクなどの問題点もあります。
適切なレコードマネジメント体制を構築し、会社の環境に合ったワークフローやコミュニケーションツールを導入することで、ニューノーマルな時代に対応したDX基盤を作ることが重要です。
文書管理やレコードマネジメントについて詳しく知りたい方は、日本レコードマネジメントのWEBサイトをご一読ください。
▼電子文書管理ソリューション
https://www.nrm.co.jp/solution/outsourcing/e-document/
▼レコードマネジメントとは
https://www.nrm.co.jp/about/
- 2024.12.02
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（3）
- 前回のニュースではDXの必要性について解説しましたが、DXを導入しても直ちに技術革新などを達成することは困難でしょう。今回はDXを進めるうえでの3つのフェーズを解説します。
・第一フェーズ〈アナログデータと物理データのデジタル化〉
紙などのアナログ・物理のデータをデジタル化することで、情報を検索しやすくなり、活用性を高めることに繋がります。また販売や生産の管理に業務システムを導入することで、業務を効率化し、正確性も高められます。情報をクラウド化すれば、テレワークでも円滑な情報活用が可能となり、災害時にも事業を継続しやすくなります。
・第二フェーズ〈個々の業務・製造プロセスのデジタル化〉
多くの会社では、各々の部署で各々のシステムを稼働させています。販売や生産、人事、財務、給与などのシステムについて、そのフローを見直し、RPAやワークフローを導入するなど、「攻めのデジタル化」によって業務を自動化させるのがこのフェーズです。
・第三フェーズ〈DXによる新しい価値の創造〉
第二フェーズまでの対応だけでも「2025年の崖」を乗り越えることは可能ですが、業務・製造プロセスの全体をデジタル化し、ビジネスモデルにイノベーションをもたらすことこそDXの真の目的です。AIやIoT、クラウドなど、多様な機器・システムから集めたビッグデータを、シミュレーションや意思決定に役立てるなど、第二フェーズを前提とした情報の利活用がポイントとなります。
次回のニュースでは、日本レコードマネジメントの社名にもなっている、DX構築の決め手である「レコードマネジメント」について解説します。
- 2024.11.01
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースの続きとして、今回はDXの必要性について解説します。
企業において、ブラックボックス化・複雑化した従来のシステムを使用し続けることは、経営戦略上の足かせや、高コスト構造の原因となります。また経済産業省は、企業が従来のシステムを使い続けることで、2025年からは最大で年間12兆円もの損失を生み出す可能性がある、というリスクシナリオ「2025年の壁」に関するレポートを公表しています。
DXの対応をせずに、ブラックボックス化・複雑化した従来のシステムを使い続けることで、以下のような問題の発生が考えられます。
・システムを構築している技術が古く、新しいITシステムと比べて効率が非常に悪くなる
・システムを構築しているプログラミング言語が古く、保守要員の確保が難しくなり、サポート終了になることも考えられる
・財務、販売、生産などが、それぞれ独立したクローズドシステムで構築されている場合が多いため、情報を横断的に活用・共有することができない
・システムを独自の仕様でアップデートし続けているため、仕様がブラックボックス化している
このような保守体制の難しさ、効率性の低さ、技術的負債は、多くの場合において経済的損失に繋がります。
- 2024.10.01
- DXとは？デジタライゼーションとの違いや関係、DX実現ステップを解説！ について記事を掲載しました（1）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
急激に進化を遂げたICTをバックグラウンドに、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」や「デジタライゼーション」といったデジタル変革に危機感を抱く企業は、取り組みの推進スピードを上げています。
今回は、DXとデジタライゼーションの違いについて解説します。
DXとデジタライゼーションは、両者ともデジタル化に関する言葉ですが、デジタライゼーションはDXを進めるプロセスのことを指します。
そもそも、DXはデジタルトランスフォーメンションの略語で、ICT化によるビジネスの変革であり、先進のデジタル技術を使って新しい価値を創出する「イノベーション」を意味します。
これと似た用語の「デジタルイノベーション」とは、既存のデジタル技術も対象になるという点で異なります。
DXとデジタライゼーションの違いは、デジタル化の範囲や企業戦略レベルです。
DXは企業戦略レベルで「全体最適」のために、全体の業務・製造過程をデジタル化し、イノベーションを試みるもの。デジタライゼーションは「部分最適」のために、個別の業務・製造過程をデジタル化するものであるということです。
また、「デジタイゼーション」という言葉もありますが、デジタライゼーションと同じくDXに向けた段階の一つとして位置づけられていますが、デジタル活用領域が異なります。デジタイゼーションは、紙媒体などの情報をデータ化するペーパーレス化段階といえます。
- 2024.09.02
- 情報資産管理はなぜ必要なのか？その重要性と管理方法（2）
- 前回のニュースに引き続き、情報資産管理の重要性と管理方法についてご紹介します。
情報資産管理の体制構築は、企業の大事な財産を守ることにもなりますが、管理を行うには専門的な知識やノウハウが求められます。
適切な管理方法を把握していないと、情報資産の漏洩・紛失につながる可能性もあります。
ここで、情報資産管理の具体的な方法を複数ご紹介します。
・情報資産管理の一元化と検索システムの導入
情報資産管理台帳は、企業の持つ大切な情報資産を一元管理するための重要ツールです。台帳を正しく作成し管理することにより、情報資産の所在が明確化され、必要な時にすぐにアクセスできます。
一元管理することで、簡単に検索可能になり、情報漏洩を素早く発見できるため、突然のトラブルにもスピーディーに対応できます。
また、効果的な検索システムの導入も欠かせません。膨大なデータから即時必要な情報を取り出せるため、企業の情報管理効率が大きくアップします。
・リテンション管理などのルール制定
情報資産を適切に管理するには、保存期間やその他ルールを定めるリテンション管理が重要です。なかでも、情報を正しく保管する上で、法的要件や業界の規制に則って保存期間を設けることが大切になります。
期間終了後、情報を安全に削除もしくは廃棄することにより、情報保管期間の明確な管理が可能です。また、この工程は情報が急激に増加するのを抑える効果もあります。
・バックアップの用意
情報資産を保護する上で、データの改ざんや削除などへの有効な対応をするためにも、コンスタントなバックアップが重要です。問題が発生しても、バックアップがあればすぐにデータを復元できます。
また、バックアップデータを遠隔地に保管すれば、災害時などにも対応でき、データの損失防止やリスク管理にも役立ちます。
- 2024.08.01
- 情報資産管理はなぜ必要なのか？その重要性と管理方法（1）
- 日本レコードマネジメントが運営する「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
企業にとって欠かせない情報資産管理。その重要性と具体例をお伝えします。
・情報のデジタル化で資料が増加
情報のデジタル化が進む一方で、紙ベースでの情報保管を続けている企業も多く見受けられます。管理の重複が生じて効率的な検索や取り扱いが困難になっています。
そのような企業にとって、デジタル化の積極的な推進とともに、情報を整理して正しく管理することが急務です。情報の機密性・完全性・可用性を確保し、情報のスピーディーなアクセスや利用が可能な体制を整備することが大切です。
・情報を活用できる場が拡大
クラウドサービスやモバイル技術が広がり、情報へのアクセス手段が多様化しています。これらを適切に利用することにより、業務の改善・効率化を進める機会になるはずです。
また、ビッグデータやAIといったテクノロジーの進歩で、情報を分析し洞察を得る業務が増えてきました。
・サイバー攻撃への備え
企業が持っている情報はサイバー攻撃の的になり得るため、事前に防ぐことが大切です。
機密情報や個人情報などの漏洩リスクや、システムが破壊されるリスクは、企業に大きな損害を発生させる可能性につながります。情報資産管理を通して、アクセス制御の強化やセキュリティポリシーの策定を進めることで、サイバー攻撃から保護するための強い基盤を作ることができます。
- 2024.07.01
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、BCP（事業継続計画）について解説します。
企業は、各種被害想定から自社に大きな影響を与える災害を選定し、策定する必要があります。BCP策定で参考にしたい事業継続ガイドラインについて紹介します。
「事業継続ガイドライン」は、防災力向上のために内閣府が策定した、事業継続を目的とした組織・企業向けのガイドラインで、過去の災害などを教訓に、現行の防災環境に合わせたBCPが策定されています。
① 方針の策定
災害発生時に自社が果たすべき責任や重要な事項に対処するため、事業継続についての方針を策定。
② 分析・検討
自社の事業所における被害想定に応じた事業影響度を分析し、社会インフラや事業継続のためのリスク評価を実施。
③ 事業継続戦略・対策の検討と決定
ステークホルダーからの要請・要求を踏まえた復旧時間・レベルの達成に応じるため、事業継続戦略と実現を目的とした対策を検討し、決定。
④ 計画の策定
決定した方針・対策をもとに、初動対応や事業継続対応の計画を具体化し、BCPを策定。
事業継続にはBCPの策定が欠かせませんが、前段階として災害対策を踏まえた情報資産管理体制の整備が必要となります。
・災害対策にも重要な情報資産管理
災害発生時、データのバックアップや保存先の二重化などを行っていないと、事業継続が困難な場合があります。記録情報をデータ化し、情報資産管理を行うことが非常に重要です。
・事業継続に不可欠な情報資産のBCP対策
データの保全性を確保するだけでなく、どこからでもアクセス可能なクラウド環境の構築など、データの可用性も必要です。
日本レコードマネジメントでは、災害対策として事業継続を実現するため「いつでも、誰でも、すぐにデータを取り出せる仕組み」の構築をサポートする「業務継続・スマートワーク支援サービス」を提供しています。
- 2024.06.03
- BCP（事業継続計画）とは？知るべき災害対策と情報資産管理の重要性 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
現在、ITが急激に進展し、BCPの策定において情報資産管理の重要性がより増しています。
BCPとは、不測の事態になった場合に事業を継続および復旧するための
組織・企業の「事業継続計画」のことを指します。
自然災害が起きた時に被害を極限まで抑え、事業を復旧させるために必要不可欠です。
災害時において、一つの企業の製品・サービスの供給がストップした場合でも、
社会に広く影響を及ぼすリスクがあります。
経済の高度化によって、このようなリスクが表面化するなか、
特に2011年の東日本大震災を機に、災害対策でのBCPの重要性がより高まっています。
企業は災害で被害を受けても、取引先などのサプライチェーン全体で、
自社が提供している製品・サービスの供給がストップしない、
またはストップしてもすぐに復旧することが求められています。
企業の存続はもちろんのこと、このような社会要請に応えるためにもBCP策定は重要です。
そして、災害対策のBCPで一番に把握するべきなのは被害想定です。
国や地方公共団体が公表している各種被害想定を知り、計画を策定しましょう。
・国での被害想定
内閣府では「地震」と「大規模水害」について被害想定を公表しています。
地震の被害想定は、科学的な知見に基づいて起こりうる被害像を明確にし、
実効性のある方策を策定するために作成されています。
大規模水害の被害想定では、利根川の洪水氾濫時における
「浸水継続時間」「死者数」「孤立者数」の想定を策定しています。
・地方公共団体（都道府県）での災害被害想定
地方公共団体ごとに、各地域に想定されている地震の防災計画を公表しています。
津波が想定されるエリアは、津波の被害想定・計画も掲載されています。
- 2024.05.01
- ペーパーレス化とは？メリットや方法、働き方改革を成功させるポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
働き方改革やDXの取り組みを背景に、ペーパーレス化が加速しています。
紙文書を電子化し、ペーパーレス化を実現することによって、業務効率化が期待されます。
ペーパーレス化の対象は、社内申請書類や社内規程、マニュアル、技術文書・資料などさまざま。
国税関係書類は、電子帳簿保存法で認められる書類であることに留意が必要です。
【ペーパーレス化によるメリット】
・業務効率化・テレワークの推進
・BCP対策の実現
・コンプライアンス・セキュリティ対策の実現
【ペーパーレス化のポイント】
・文書のスキャン方法（オンサイト・オフサイト）
紙文書を電子で保管・管理するには、膨大な社内文書のスキャンが必要です。ペーパーレス化サービスを利用する場合、顧客先で作業する「オンサイト」と、サービス業者拠点で実施する「オフサイト」があります。
・紙文書の外部保管
紙文書の原本が必要な書類は、災害時にも事業を継続させる観点から、外部保管が推奨されます。
・電子文書とスキャン文書のトータル管理
文書の保管方法や所在管理など、紙・電子を一元化したルールを定めることによって、適切な管理が可能となります。
紙文書と電子文書を統合管理する仕組みの構築が、ペーパーレス化を成功させるカギとなります。
日本レコードマネジメントは、ペーパーレス化のポイントすべてに対応し、それぞれの企業の環境に最適なソリューションをご提供します。
- 2024.03.01
- サイバーセキュリティとは？リスク管理に不可欠な経営ガイドラインポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
DX進展の加速とともに、重要性を高めているサイバーセキュリティ。いつでもどこからでも情報にアクセスできるなど利便性が向上する一方で、サイバーリスクも上昇しています。デジタル社会では、経営においてサイバーセキュリティの取り組みが非常に重要です。
サイバーセキュリティとは、デジタルデータの改ざん・窃盗など、サイバー攻撃を防止するセキュリティ対策のことを指します。
なかでも、企業経営に大きな被害を及ぼす可能性のある脅威として、「不正アクセスやコンピュータウイルスによる情報漏えい」や「ランサムウェアによるシステム停止」などが挙げられます。
経済産業省の調査によると、経営層の情報セキュリティに関して、会議などで経営者が意思決定している割合はアメリカが83.3％であるのに対し、日本は57.7％という結果が出ています。また、専任のCISO（最高情報セキュリティ責任者）は、アメリカが78.7％、日本は27.3％でした。日本における経営層のサイバーセキュリティへの関わりは、まだ途上と言えます。
サイバーセキュリティに対応するためには、リスクマネジメントが欠かせません。
リスクマネジメントは、不確定なリスクを企業全体で管理し、損失を回避・低減させる取り組みのことです。あらかじめ対策を練ることで、リスクを最小限に抑えられます。
攻撃の脅威に対応するには、事前対策から、検知、対策、復旧などの事後対策までのリスクマネジメントが必要不可欠です。
サイバーセキュリティ経営ガイドラインでは、経営者はサイバーセキュリティ対策を率先して行うこと、サプライチェーンを含む関係者と適切にサイバーセキュリティに関するコミュニケーションをとることが必要であると指摘されています。
日本レコードマネジメントでは、情報資産管理に関する知識やコラムをご紹介しています。
ぜひ企業の経営にお役立てください。
- 2024.02.01
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、ペーパーレス化がリードする働き方改革について解説します。
各税法上の書類を電子データで保存することを認める電子帳簿保存法。2022年に規制緩和されたことで、ペーパーレス化を更に推進しやすい環境になりました。
この法律は財務省と国税庁が管轄する国税関係書類が対象であり、これまで様々な規制がありましたが、改正とともに次の規制緩和が行われました。
・税務署長の事前承認制度が廃止
・定期検査や規程整備といった適正事務処理要件が廃止
・タイムスタンプ要件や検索要件などの要件緩和
ここで、愛媛県西予市のペーパーレス化事例をご紹介します。
同市では、オフィス改革モデルプロジェクトとして「Change せいよ！ 職員の生産性向上による地方創生」をスタートし、ペーパーレス化による働き方改革に取り組みました。
過疎化により、財政状況が厳しくなり職員数が減らされる一方で、社会情勢の変化から市民サービスが多様化していることが、地域の課題として挙げられていました。
そこで、ツール導入・情報の電子化、無線LAN・フリーアドレス化、ウェブ会議の導入、タブレット配布によるペーパーレス化などを実施。これらの取り組みにより、大幅な仕事効率化、フロア全体のコミュニケーション量増加、また視察数が増えたことから市の宣伝・市内消費拡大への期待などの効果がありました。
ペーパーレス化は、煩わしい紙文書の実務により滞っていた働き方改革を加速化できるほか、あらゆる働き方改革のベースづくりにもなります。
しかし、ペーパーレス化による働き方改革を実現するには、紙と電子データの統合管理が必要不可欠です。ぜひ、日本レコードマネジメントの統合文書管理システムをご検討ください。
- 2024.01.02
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
働き方改革を背景に、ペーパーレス化への取り組みが活発に行われています。
ペーパーレス化は、業務効率化に大きな効果をもたらしますが、ペーパーレス化と働き方改革にはどのような関係性があるのでしょうか？
まず、ビジネス環境におけるペーパーレス化とは、紙文書の出力はせず、データを電子的に保存・管理・運用することです。押印作業もデジタル化することを含んでいます。
ペーパーレス化は、働き方改革を実現する手段として、次のような効果をもたらします。
・労働時間の削減
紙媒体の書類を電子化することで、書類の管理やシステムへの入力作業などの作業時間を削減することができます。
・文書管理の効率化
重要書類をデジタル化すれば、監査や調査の際に書類を取り寄せずに、効率良く文書を管理できます。
・リモートワークの推進
ペーパーレス化を行うと、押印レスや遠隔での文書管理が可能になり、リモートワークの推進につながります。
働き方改革には、労働時間を削減し、従業員が働きやすい環境を整備することが大切です。
ペーパーレス化することで、紙文書の実務という足かせを排除し、働き方改革を加速させることができます。
また、業務効率化の基盤づくりができるという利点もあります。ペーパーレス化から働き方改革に取り組めば、データの利活用ができる環境が整います。
ペーパーレス化を行うには、紙と電子データの統合管理が必要です。
日本レコードマネジメントでは、働き方改革を目指したペーパーレス化推進のための「統合文書管理システム（IRMS）」というサービスをご提供しています。紙・電子文書の統合管理・横断検索が可能。統合文書管理をサポートいたします。
- 2023.12.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、テレワークによる働き方改革についてご紹介します。
ここでは、テレワークで働き方改革を進める企業が知るべき、厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革（以下、「冊子」）」のポイントをご紹介します。
① テレワークのルールづくり
冊子では、テレワークのルールづくりについて次のポイントを紹介しています。
・テレワークの対象範囲・対象者の範囲を決める
・就業規則などテレワーク勤務に関する規定を決める
・テレワーク利用者とオフィス勤務者が連携をとりやすいよう、コミュニケーション方法を決める
・テレワーク利用者や上司、同僚に、教育・研修を行い実施目的の認識をシェアし、不安・疑問をなくす
② ICT環境づくり
テレワーク導入時はICT環境を整備する必要があります。冊子では次のように紹介されています。
・テレワーク環境の選択
主に、「リモートデスクトップ方式」「下層デスクトップ方式」「クラウド型アプリ方式」「会社PCの持ち帰り方式」からテレワーク環境を選択します。
・各種ツール
テレワーク環境を整えるために、「コミュニケーションツール」「労務管理ツール」「情報共有ツール」などの各種ツールも欠かせません。
③ セキュリティ対策
テレワークに必要なセキュリティ対策について、冊子では次のように紹介されています。
・人為的なセキュリティ確保
セキュリティポリシーやルールを策定する必要があります。遵守すべきことのルールだけでなく、情報システム部門による定期的なセキュリティチェックなどのルールも盛り込みましょう。
・技術的なセキュリティ確保
テレワーク環境に適した技術を用いたセキュリティ確保が必要不可欠です。セキュリティ対策をとった上での、有効な利活用と共有化を可能にする情報資産管理が大切です。
日本レコードマネジメントは、情報資産管理のノウハウを活かし、お客さまのテレワーク環境構築をサポートします。
- 2023.11.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルスの感染拡大により急激に普及したテレワークは、多くのメリットをもたらし、働き方改革に大きな影響を与えています。
テレワークは、「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と、厚生労働省は定義しています。在宅勤務・モバイルワーク・施設利用型勤務の3つの形態があり、これらの総称が「テレワーク」となります。
〈テレワークのメリット〉
企業はテレワークにより、従業員のワークライフバランスを向上できるため、人材の確保や離職の防止、ブランドのイメージアップにもつながります。通勤の必要がなく、交通費を削減できるほか、パンデミックが起こっても事業を継続できます。
従業員にとっては、家庭と仕事の両方を充実させられるので、育児・介護をしている場合も大きなメリットがあります。また、オフィス外での就業となり、自己管理能力を向上させる効果も期待できます。
〈テレワークの課題〉
テレワークでは、労働時間の把握や安全衛生などをしっかり管理しなければなりません。
特に、セキュリティの確保は重要な課題です。自宅に紙の重要情報を持ち込むのは情報漏洩リスクが高まるため、ペーパーレス化が必要となります。情報通信におけるセキュリティ確保も必須です。
このように、通勤時間の削減や柔軟な働き方が可能になるテレワークですが、テレワークの環境を整備することも、働き方改革につながります。
テレワークによる働き方改革には、ペーパーレス化推進が大前提です。
日本レコードマネジメントでは、紙文書や電子文書の統合管理・横断検索が可能な「統合文書管理システム（IRMS）」を提供しており、DX時代の顧客要求の高度化にも対応できます。
- 2023.10.02
- 文書の電子化は社内？専門業者？それぞれのメリットとデメリット について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
現在、情報検索による業務効率アップやコスト削減、セキュリティリスク低減、環境保全といった観点から文書の電子化への切り替えを検討している企業が増えています。
しかし、文書の電子化は、自社リソースで実施するか専門業者に委託するかでも、取り組み方が大きく変わってきます。では、どちらを選択すべきでしょうか？
まず、自社で文書の電子化を行う場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・外注と比べてコストがかからない
・自由に予定を立てられる
・自社情報が外部に漏れる心配がない
・システムやルールを自由に構築できる
・従業員にメリットを共有しやすい
〈デメリット〉
・従業員の手間がかかる
・たくさんの時間と人件費が必要
・システム構築に苦労する
次に、文書の電子化を専門業者に委託する場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・要望を伝えれば実現してくれる
・高い品質のシステムが構築できる
・セキュリティ対策が万全になる
〈デメリット〉
・自社で行うよりもコストがかかる
・自社情報を外部へ渡さなければいけない
専門業者に文書の電子化を依頼しようと検討している場合は、あらかじめ自社が電子化に切り替える目的と、電子化すべき文書を分けておくとスムーズです。
また、信頼できる業者を選ぶために、「スキャニングの品質は十分か」「Pマークを取得済みか」「サービス内容と相場が適正か」の3点に着目するとよいでしょう。
文書の電子化の外部委託を考えている方は、記録情報管理のパイオニアである日本レコードマネジメントにお任せください。
- 2023.09.01
- 電子契約のメリットは？コンプライアンス強化に導く3大メリットを徹底解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することで、インターネットで契約を結ぶ電子契約。コンプライアンス強化に導く、電子契約の3つのメリットをご紹介します。
① 印紙税・事務コスト削減
書面契約の場合、課税文書にあたるため印紙税が生じますが、電子契約であれば原則不要とされています。ただし、法整備が追いついていないという見方もあるので、今後課税対象となる可能性があることも覚えておきましょう。
また、電子契約では、契約書の製本などの準備や責任者押印の手配といったアナログな手続きが不要です。印刷代・封筒代・郵送料のほか、人的コストも削減できます。
② 業務効率化
電子契約では、製本などの書面準備も必要なく、押印依頼もWEB上で可能です。契約書の作成・郵送事務や社内承認フローを効率化し、契約リードタイムを短縮できます。
また、保管・更新管理の効率化にもなります。
さらに、新たに契約を結ぶ際、類似した契約書を参照作成することがよくありますが、電子契約であればスピーディーに検索でき、すぐに契約書が見つかるため、類似契約書作成の効率化に繋がります。
③ 内部統制強化
電子契約では、アクセス権限などの設定でセキュリティが強固になり、改ざん・紛失のリスクを減らすことができます。また、災害時も契約書の消失リスクが少なく、BCP体制の構築が可能です。
さらに、どのようなルートで決裁されたかの承認フローが見えるほか、WEB上で押印者が押印するため、物理的ななりすましも防止可能。
このように、電子契約は内部統制強化に有効なツールです。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、文書管理において豊富な実績を有する日本レコードマネジメントへお問い合わせください。
- 2023.08.01
- 電子契約とは?導入の手順や課題、書面契約との違いを解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
電子契約とは、書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することにより、インターネットで契約を取り交わすことです。
現在、政府のデジタル化政策による“脱ハンコ”を背景に、電子契約を取り入れる企業が増えつつあります。
電子契約は、法令で決められた電子署名の方法に基づいて契約を交わします。この電子署名には、電子署名時に当事者の契約日時を証明し、契約後に第三者が改変できないようにする「タイムスタンプ」という仕組みが使われています。
また、電子署名は、電子証明書を用いる「電子署名タイプ」と、メール認証などを用いる「電子サインタイプ」の大きく2つに分類できます。
電子文書は内容を容易に編集できるため、不安を感じるかもしれませんが、タイムスタンプの仕組みにより契約の真正を証明できるほか、電子契約は書面契約と同等の法的効力が認められています。
【電子契約のメリット】
・印紙税・事務コストを削減できる
・契約リードタイムを短縮できる
・内部統制を強化できる
【電子契約のデメリット】
・サイバー攻撃のリスクがある
・導入時に社内調整労力が発生する
また、電子契約を導入するにあたり、「社内で電子契約導入についての理解を得る」「取引先対応を踏まえた運用ルールの策定」「電子帳簿保存法に対応したデータ保管の実施」などの課題もあります。
電子契約の仕組みやメリット・デメリットをよく理解し、スムーズに導入できるよう取り組みましょう。
日本レコードマネジメントは、文書管理においてコンサルティングからシステム開発および運用などを行い、豊富な実績を有しています。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、当社へお問い合わせください。
- 2023.07.03
- 公文書管理法について解説。公文書の説明責任とは?について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
公文書は、「国民共有の知的資源」「国民が主体的に利用し得るもの」「国民に説明する責務が全うされるようにする」と定められており、実は私たちが主体的に利用できます。
「公文書管理法」は、公文書の作成義務や整理、保存、移管または廃棄などの内容が定められたものです。
公文書管理法のスタートは1987年。
戦後より、公文書の取り扱いについて危機感を持つ有識者もおり、日本学術会議で要望や勧告を度々提出していました。それらを受け、1987年にアーカイブズを設けるための根拠法となる「公文書館法」が制定されました。
1999年には、国立公文書館の役割などを定めた「国立公文書館法」が制定されました。
この段階では、「国民に説明する」という内容には触れられていません。
情報公開の制度化については、1999年に「情報公開法」が制定され、2001年に施行されました。
情報公開法は、日本で初となる「政府の説明責任」という概念を明確化した法律です。
一方で、包括的に国の機関全体の公文書を管理する内容ではなく、公文書が適切に管理されているとは言えない状況でした。
また、当時は公文書管理に関する不祥事が立て続けに起こり、社会から注目されるようになりました。
そして、2009年に「公文書管理法」が制定されたことで、初めて文書と説明責任が結びつきました。
これにより、現用文書から非現用文書までのライフサイクル管理が一元的に実施されることとなり、歴史的に重要な資料を適切に保存できるようになりました。
日本レコードマネジメントでは、公文書の整理・管理など、行政機関が有する情報資産に対し、運用サポートの実績があります。
- 2023.05.08
- 次世代文書管理システム「RM-Expert Light」がJIIMA「電子書類ソフト法的要件認証」を取得
- このたび、当社が開発した次世代文書管理システム RM-Expert Lightが、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証する「電子書類ソフト法的要件」を取得したことをお知らせします。
この認証により、ソフトウェアを導入する企業は、電子帳簿保存法及びその他の税法が要求している要件に対し個々のチェックが不要となるため、安心して導入することができます。
RM-Expert Light は、紙と電子文書など様々な形で保管されている文書・記録を統合的に管理するとともに、分類・作成者などの検索用インデックス管理に加えて、全文検索を標準機能としています。
さらに、AIサポートやOCR等の情報を効果的に管理活用するためのオプション機能も追加することができます。
- 2023.05.01
- 情報資産管理とは?企業にとっての重要性と文書管理との違いについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
企業を形作る基本要素である「人」「金」「物」は経営資源と言い、「情報」はこれらに追随する第4の資源とされています。ICTの拡大による情報革新が進むとともに、情報の重要性は一層高まっており、今後も進化し続けることが予想できます。
情報資産は企業経営において大切な経営資源です。情報資産とは、顧客情報やスタッフの人事情報、社内資料、見積書・請求書などの書類、契約書といった企業活動で収集した情報のことです。
日々蓄積される情報資産を適切に取り扱うことにより、ICTによる技術革新が進化する現代社会の波を乗り越えられます。
適切な情報資産の管理は、企業経営を脅かす危機に陥る可能性のある情報漏洩を防止する効果があります。それだけでなく、経営効率の向上にもつながります。オフィス外でもウェブサイトやSNSで企業や商品・サービスをブランド化し、知名度や信頼性をアップさせることも可能です。
2020年に、日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて3,549人を対象に実施された調査によると、企業の情報セキュリティ対策が万全だと認識している人の割合が半数未満であることが判明しました。
結果から、情報セキュリティ対策が万全ではない一般企業が多く、狙われやすいことがうかがえます。企業経営の基盤となる情報資産管理は適切に行う必要があります。
また、情報資産管理をしっかり行うことで、業務効率の向上やコスト削減、企業のコンプライアンス強化といったメリットもあります。
情報資産の管理についてお困りの方は、豊富な導入実績を誇る日本レコードマネジメントへご相談ください。
- 2023.04.03
- 情報資産管理(情報セキュリティ対策)の上手な進め方と管理台帳を作る方法について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
情報資産管理には、「検索性向上による業務効率アップ」「セキュリティレベルアップ」「不必要なコストの削減」など、たくさんのメリットがあります。
情報資産管理の具体的な進め方として、初めに行うのが「洗い出し」。
部署あるいは業務グループごとに情報資産を洗い出し、セキュリティ対策を検討する方法がおすすめです。用途や責任者、保管場所・期間などの要素を全て洗い出すことにより、保管形態、利用場所、重要度などがはっきりとわかり、各資産の管理方法を定められます。
次に大切なのは、対象となる情報資産の「評価値の決定」。
情報資産の価値を決める項目は以下の通りです。
・機密性(漏洩した時の影響度)
・安全性(改竄された時の影響度)
・可用性(利用できない時の影響度)
通常、それぞれを「1:事業にほぼ影響しない」「2:事業に大きく影響する」「3:取引先や顧客に大きく影響する」「4:法律で防止が義務付けられている」の1～4のレベルに分けて評価値を決定します。
また、守るべき情報資産を明確化し、企業全体で共有するための「情報資産管理台帳」の作成も重要です。基本的に、上記で述べた「洗い出し」と「評価値」に沿って作成します。IPAによる『中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン』の付録として分析シートが用意されているので、その表を参考にExcelなどでシェアすることをおすすめします。
日本レコードマネジメントは、専門のスタッフが様々な状況やニーズに合わせて、情報資産管理システムを構築し運用までサポートいたします。情報資産管理に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
- 2023.03.01
- 文書管理システムを導入して企業が得られる5つのメリットについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルス感染拡大防止と働き方改革の推進で、ペーパーレス化への動きが活発になっている現在。企業ではたくさんの文書が発生しますが、それらを適切に管理できる文書管理システムは多くのメリットをもたらします。
・業務効率化の実現
文書管理システムの導入により、スタッフの業務効率をアップさせることができます。文書のライフサイクルは、作成・入手から廃棄までの一連の流れを管理。ライフサイクルシステムの構築によって、探したい文書を迅速に検索できるとともに、保存期間を決めておくことで、保存・保管のオキカエが自動で行えます。
・BCP対策に有効
BCP(事業継続計画)は、企業が自然災害やテロなどの緊急事態に遭遇した際の対策として、普段から取り決めておくべき事業計画のことです。緊急事態が生じた際の損害を最低限に抑え、事業の継続または早期復旧が可能になります。
・テレワーク時代に適している
政府も推進しているテレワークは、居住地に関係なく雇えるので優れた労働人口を確保しやすくなり、企業のイメージアップやライフワークバランスの実現といった様々な利点があります。テレワークでの文書管理における情報漏洩などのセキュリティ問題も、利用者によるアクセス履歴の確認やアクセス権限の細かな設定で解決可能です。
・組織内で情報を共有可能
文書管理システムの活用で、コミュニケーション不足により情報共有がしにくいという課題を解決できます。
・事務コストの低減
紙文書から電子文書を管理する文書管理システムを導入すれば、環境保全に繋がるだけでなく、事務コストも大きく低減できます。例えば、紙の費用や印刷費用、印紙代、郵送代、保管場所がカットできます。
日本レコードマネジメントは、国や自治体をはじめとする広い分野で、業界トップレベルの企業へサービスを提供しています。
- 2023.02.01
- 情報セキュリティの脅威は増している?最近の動向と企業が取り組むべき対策について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
ほとんどの業務がインターネットなしでは行えないと言っても過言ではない現代社会において、情報セキュリティ対策は企業活動を継続する上で必要不可欠なものです。
今なお、世界中で多数報告されているサイバー攻撃。昨今は、コロナ禍でのテレワーク拡大によるセキュリティ被害も増加傾向にあります。
企業のセキュリティ対策が脆弱である理由として、まず挙げられるのは「セキュリティ人材の不足」。独立行政法人情報処理推進機構の調査では、国内の従業員100人以上の企業で情報セキュリティに従事している人は約23万人で、現時点で2.2万人が不足しているという結果が出ています。
また、企業の経営者がサイバー攻撃に遭う可能性が低いと考えているのも理由のひとつ。他にも、「対策のための費用を用意できない」「具体的な取り組み方法がわからない」といった意見もありました。
企業は、大切な経営資源を守るために情報セキュリティ対策に取り組むべきです。
まずは、予算・人材の確保、どの情報をどのように守るのか、緊急時の対応体制整備といった、対応方針を定めます。
次に従業員のリテラシーを高めましょう。ウイルス感染や情報漏洩、不正侵入、機器障害などの事例と対策を理解して、トラブル時に迅速に対応できるよう、社員教育を徹底することも重要です。
豊富な経験と実績を有する日本レコードマネジメントは、オリジナルのノウハウとプロフェッショナルなスタッフにより、文書管理システムの構築から運用までをサポート。万一災害が起きた際の事業継続対策も万全に整えています。
- 2023.02.01
- メディアサイト「Records Management」を公開しました
- 「Records Management」についてご紹介いたします。
変わりゆく時代の中、入り組んだ課題に直面している企業や組織。そのような環境下での情報やナレッジの記録・管理・運用は、経営基盤を戦略的に整備することになります。
「情報(文書)」は第4の経営資源とも称され、「人」「物」「金」に次ぐ企業を形成し動かすための基本要素です。現在、文書管理の仕組みの導入や既存のシステムの見直しが活発化しています。
企業や組織は、法律により定められた文書を一定期間管理し保存することが義務づけられていますが、IT化によって扱う情報の範囲は増え続けています。また、文書管理システムの導入は、紙文書の電子化や紙・電子の混在、電子データの長期保存、文書生成から廃棄までの情報サイクルの確立など、決して敷居は低くありません。
しかし、課題を順次解決し文書管理システムを導入できれば、必要な文書をすぐに取り出すことが可能になります。そして、適切な文書管理により「業務効率化・生産性の向上」「セキュリティ強化」「コスト削減」の3つのメリットが期待できます。
「Records Management」は、貴社の情報資産を最大限にご活用いただくために参考となる情報を発信するメディアです。文書管理に関心がある方に、「Records Management」の情報が少しでもお役に立てましたら幸いです。
