コンサルティング

日本レコードマネジメントは、情報資産管理という分野で、お客さまとの協創を基盤に付加価値の高いソリューション・サービスをお届けいたします。
当社では、2つのコンサルティングサービスをご用意しています。

① 業務改善コンサルティングサービス
情報の適正管理・有効活用の視点で、様々なサービスメニューからお客さまに合わせて選択・カスタマイズ。最適な整備方法と運用方式をご提案します。

② 情報資産管理コンサルティングサービス
情報資産管理における「ルール」「ツール」「運用」の3つの要素を基軸に、テーマ・課題に対して適したソリューションをご提供します。

当社のコンサルティングには3つの特長があります。

・長年培った豊富なノウハウと手法
記録情報管理(レコードマネジメント)を国内で先駆けてサービス化。1976年から記録情報管理コンサルティングサービスをスタートしました。これまで積み重ねてきたノウハウや事例をコーディネイトした手法をお客さまへご提供いたします。

・中立性
お客さま目線で、情報管理戦略において不可欠なルール・プランの立案、プランを遂行するために最適な運用方式をサポート。また、ベンダーフリーとして、適したIT・ツールのマッチングによる情報共有化基盤やセキュリティ基盤の構築を支援します。

・迅速な実践力
当社は、様々な業界や官公庁・企業で経験を重ねたコンサルタントを多く擁しています。設計やシステムの構築・運用をより迅速、より実践的な課題解決策をご提案。また、その実行・運用までサポートします。

文書管理

「文書管理」は、業務の効率・円滑化やセキュリティ強化、業務承継などを目的に、組織の中で作成・入手する文書や資料などを、一定のルールをもとに管理し、常時活用可能な環境を構築することです。

日本レコードマネジメントは、情報資産管理の専門会社として、行政機関や企業様に向けて文書や資料の効率的な整備からシステム構築、保全運用までを行います。豊富な経験と事例を活かし、お客さまの特性に合わせた文書管理の仕組み・ルール作りをご提案。また、文書管理メンテナンスに必要な、丁寧な教育・研修プログラムやコンスタントな点検・監査プログラムなどのプログラムをご提供いたします。
「必要な時に文書や資料をすぐに見つけられない」「属人化で共有化が進まず、関連文書や資料の参照が不可能」「文書や資料が散在していて、漏洩・紛失の判断ができない」といったお悩みに対応いたします。

また、お客さまのオフィスに当社スタッフが常駐またはリモートを併用し、文書・資料の分類仕分けやスキャニング、文書管理システムへの登録など、手間のかかる作業を代行する基礎整備支援サービスを行っています。お客さまの負担を大きく減らし、メイン業務に集中できるよう支援します。
さらに、メンテナンス運用支援サービスでは、当社スタッフが常駐またはリモートにより、文書管理メンテナンス運用を一貫してサポート。運用作業の標準化・効率化や属人管理から組織共有化を目指した施策をお手伝いします。

電子文書管理

昨今、多くの企業や行政機関では、デジタル化による業務改革、また時間・場所にとらわれない働き方の実現のためのペーパーレス化を検討しています。紙と比べて、電子文書は業務効率がアップする利点がある一方で、管理方法に悩まされている企業・行政機関も少なくありません。
日々増え続ける電子データに対して、このようなお悩みはありませんか?

・必要な時に必要なデータをすぐに検索できない
・保存ルールが定まっておらず、整理できない
・ファイルサーバの容量が足りない
・ファイルデータ散逸や紛失が把握できない
・担当者に確認しないと最新版がわからない
・人事異動・組織再編の際、アクセス権変更管理にとても時間がかかる

特定のスタッフしかファイルの保存先を知らないという状況は、情報の“属人化”に繋がります。属人化するとナレッジの共有が滞り、業務がストップしてしまうかもしれません。最新版管理の不備や不必要な文書の混在は、業務の非効率やトラブルを招く可能性があります。

日本レコードマネジメントは、これまで培ってきたノウハウと手法で、ファイルサーバ・クラウドストレージ内データの整備や、多様な環境に対応可能な分類・保存・検索システムの構築を実施。電子文書を迅速かつ有効に活用できるソリューションをご提供いたします。

技術文書管理

日本レコードマネジメントは、プラントと設備を有している企業様へ施設・設備に関わる文書や図面などの技術文書を、データベースとネットワークを活かして統合管理する仕組みづくりをサポートします。

施設・設備の安全性と安定した運転を維持するには、技術文書の信頼性保存と、計画の段階から建設を経て、運転および保守の長期間で累積された技術文書や設備情報を有効活用することが必要不可欠です。
技術文書や設備情報には、長期にわたり有効活用する貴重な技術・ノウハウがたくさん蓄積されているため、必要情報のすべてをスピーディーかつ正確にアクセスできる環境が求められます。

私たちは、同分野での豊富な実践経験とノウハウを活用して、紙ドキュメントの基礎整備をはじめ、電子による技術文書や設備情報の共有化、リスク管理に至るまでの技術文書管理ソリューションをご提供。お客さまのオフィスに当社の専門スタッフが常駐して対応いたします。

技術情報管理

日本レコードマネジメントは、技術情報管理ソリューションのご提供により、技術力継承と生産性向上をサポートいたします。
官公庁や企業、自治体など、様々な分野のお客さまが保有する膨大な技術情報・データに関して、情報ごとに作成・改定・保管・活用・廃棄といったライフサイクルに従い、一元的に管理。そして、常時活用可能な環境を提供します。

対象技術情報は、研究・開発情報や施設・設備情報、製造技術情報、運営・管理情報、外部収集情報、各種管理データなどです。
お客さまのニーズに合わせて、ICT・ネットワークを用いたオフサイトサービス、またはお客さまの職場などに足を運びサポートを行うオンサイトサービスにてご対応いたします。

また、技術情報管理ソリューションに加え、「情報類の管理・運営システム構築」「オンプレミスの情報システム構築」「ファシリティマネジメント業務サポート」「コンサルティングサービス」もご提供可能です。

行政機関向け公文書管理

日本レコードマネジメントは、行政機関における公文書など諸情報の整理および管理から発信まで、最新のICT技術を用いてサービスをご提供します。
公文書を取り扱う上で遵守する必要のある事項を踏まえながら、ご提案と改善の実務を実施。府省共通の「一元的な文書管理システム」との連携を含め、適した運用手段をご提案します。
実態調査から改善提案、文書の減量化・整理・登録、文書管理システムの構築、維持・メンテナンスに至るまでの、業務サポートを行います。

また、行政機関が有する公文書や歴史的記録、資料といった情報資産に対して、セキュリティ・利便性・コンプライアンスに対応した運用をサポートします。
当社の行政機関における豊富なサポート実績から、各機関の特性とご要望を把握し、クオリティーの高い成果をご提供します。
行政機関の業務システムをスムーズに運用するため、ヘルプデスク業務や保守業務、データ更新・行政事務支援業務などのサポートを実施。
そのほか、行政機関のウェブサイトの制作・運営サポートや、行政が管理する広報施設の運営管理なども行います。

ファイリング・デザイナーや文書情報管理士、個人情報保護士、基本情報技術者、応用情報技術者、ウェブデザイン技能士など、様々な専門資格を持つスタッフで構成されたプロ集団が高い品質を目指し、業務サポートを行います。
また、当社の官庁事業部は、2014年にISO9001の認証を取得。
QMS(品質マネジメントシステム)活動として、目標を毎年立て、社員教育、進捗管理、品質点検、改善提案などを実施し、クオリティーの維持・向上に取り組んでいます。

オフィス移転サービス

オフィスでは日々、文書・資料や記録、図面など、様々な種類かつ大量の文書類が作成・入手されていますが、これらの分類整理をおろそかにすると、組織的な管理に手を煩わせることになり、余計な検索時間が生じます。また、オフィスを移転する際にも、文書類の散逸・紛失に繋がりかねません。
オフィス移転は、大量の文書類を必要・不要なものに仕分けし、残す書類の分類整理を行い、情報資産として文書を蓄積および活用できるよう、新たな管理制度と運用方式への移行を実施できる良いタイミングです。移転後は、文書処理業務の効率化・省スペースを実現できるほか、検索性もアップします。

日本レコードマネジメントは、お客さまのオフィス移転やABW導入に合わせて、移転先の空間を考慮した文書類の分類整理や電子化、コンプライアンスのための保存年限設定などをサポートいたします。さらに、リバウンドを避けるための文書管理の新方式導入も行います。

バリデーション業務支援サービス

「作成した図書が大量で、保管・管理がわずらわしい」「最新図面の管理方法が不明瞭」「複数企業がプロジェクトに携わるので、意思統一や周知が困難」といったお悩みはありませんか？

日本レコードマネジメントでは、検証手順や実施結果を簡潔な図書構成で文書化し、記録するための「バリデーション業務」をサポート。当社のエキスパートが、お客さまの多種多様なニーズに柔軟にお応えいたします。
また、コスト削減や主要業務のクオリティーアップ、品質担保、人員確保などのメリットもあります。


〈設計/施工会社・専門工事会社・メーカー向けサービスメニュー〉

① 基本計画
URS（顧客要求仕様書）図書作成支援
VMP（バリデーションマスタープラン）図書作成支援

② 基本設計
DQ（設計時適格性評価）図書照査支援

③ 施工
FAT（工場受入試験）図書照査支援
IQ（据付時適格性評価）図書照査支援
SAT（現地受入試験）図書照査支援

④ 試運転
OQ（運転時適格性評価）図書照査支援

⑤ 生産
PQ（性能適格性評価）図書作成支援
PV（プロセスバリデーション）図書作成支援

様々な企業が携わるプロジェクトの場合は、当社が窓口となり、バリデーションに関する調整や情報共有を支援します。

製造販売後文書管理支援サービス

新薬における開発競争が激しさを増していることから、医薬品の研究開発スピードが早まりつつあります。
一方で、研究開発の各過程は、国内外の各種法規制を考慮した対応が必要です。

医薬品や医療機器を販売した際は、品質・有効性並びに安全性を確保するために、製造販売後調査の実施が義務づけられています。製造販売後に収集された使用成績や安全管理情報などの膨大な記録は、GPSP（Good Post-Marketing Study Practice）、GVP（Good Vigilance Practice）に基づき保管する必要があります。
また、集められた情報は、スケジュール通りに適切に保管し、必要な時に記録情報を検索・利用可能な体制を整えることも必要です。

日本レコードマネジメントでは、製造販売後調査や安全情報管理に関連する記録管理の効率化とコスト削減を目指し、BPOサービスをご提供しております。
専門コンサルタントによる調査・現状把握をはじめ、実態に即した業務フローの提案・構築、記録管理の専門スタッフによる運用までを一貫してサポートいたします。

作業の速度や効率が向上するだけでなく、記録管理にかかる業務を外注することで、お客さまが製造販売後業務に集中する時間を確保できます。また、記録管理の作業クオリティがアップし、再審査・再評価の適合性調査の際の手間を減らすこともできます。

オフィス業務支援サービス

近頃、従業員一人あたりの業務量の増加や事務処理の過多などで、調べる・考える・計画する・設計する時間の確保が難しいという声が多く上がっています。この“時間の切迫”により、業務クオリティーの維持や綿密な業務遂行に支障が生じ、競争力の低下や、サービスのレベル低下が懸念されています。

日本レコードマネジメントでは、お客さまの生産性アップや業務クオリティーの維持などをサポートするBPOサービス（Business Process Outsourcing）を行っています。
先進のICT活用やオフィス系業務やエンジニアサポート、ヘルプデスクといった様々な専門性を有した当社スタッフが、常駐またはリモート併用でお客さまを支援し、多種多様なニーズに沿ったサービスをご提供いたします。

「業務処理の増加」「専門人材の不足」「過重労働の増大」「従業員の突然の退社・休業」などのお悩みはございませんか？
当社のBPOサービスを導入すると、次のようなメリットがあります。

・社内の中核的業務への専念
・外部のノウハウの活用によるクオリティー向上
・専門スタッフの活用による業務の効率化
・リスクの分散・組織の軽量化
・新しい付加価値の創出

当社では、オフィス業務支援サービスメニューとして、特定業務支援・オフィス系業務支援・デジタルコンテンツ系業務支援・教育系業務支援・IT・エンジニア関連業務支援・一般事務関連業務支援をご用意しています。