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- 2024.05.01
- ペーパーレス化とは？メリットや方法、働き方改革を成功させるポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
働き方改革やDXの取り組みを背景に、ペーパーレス化が加速しています。
紙文書を電子化し、ペーパーレス化を実現することによって、業務効率化が期待されます。
ペーパーレス化の対象は、社内申請書類や社内規程、マニュアル、技術文書・資料などさまざま。
国税関係書類は、電子帳簿保存法で認められる書類であることに留意が必要です。
【ペーパーレス化によるメリット】
・業務効率化・テレワークの推進
・BCP対策の実現
・コンプライアンス・セキュリティ対策の実現
【ペーパーレス化のポイント】
・文書のスキャン方法（オンサイト・オフサイト）
紙文書を電子で保管・管理するには、膨大な社内文書のスキャンが必要です。ペーパーレス化サービスを利用する場合、顧客先で作業する「オンサイト」と、サービス業者拠点で実施する「オフサイト」があります。
・紙文書の外部保管
紙文書の原本が必要な書類は、災害時にも事業を継続させる観点から、外部保管が推奨されます。
・電子文書とスキャン文書のトータル管理
文書の保管方法や所在管理など、紙・電子を一元化したルールを定めることによって、適切な管理が可能となります。
紙文書と電子文書を統合管理する仕組みの構築が、ペーパーレス化を成功させるカギとなります。
日本レコードマネジメントは、ペーパーレス化のポイントすべてに対応し、それぞれの企業の環境に最適なソリューションをご提供します。
- 2024.03.01
- サイバーセキュリティとは？リスク管理に不可欠な経営ガイドラインポイント解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の記事についてご紹介いたします。
DX進展の加速とともに、重要性を高めているサイバーセキュリティ。いつでもどこからでも情報にアクセスできるなど利便性が向上する一方で、サイバーリスクも上昇しています。デジタル社会では、経営においてサイバーセキュリティの取り組みが非常に重要です。
サイバーセキュリティとは、デジタルデータの改ざん・窃盗など、サイバー攻撃を防止するセキュリティ対策のことを指します。
なかでも、企業経営に大きな被害を及ぼす可能性のある脅威として、「不正アクセスやコンピュータウイルスによる情報漏えい」や「ランサムウェアによるシステム停止」などが挙げられます。
経済産業省の調査によると、経営層の情報セキュリティに関して、会議などで経営者が意思決定している割合はアメリカが83.3％であるのに対し、日本は57.7％という結果が出ています。また、専任のCISO（最高情報セキュリティ責任者）は、アメリカが78.7％、日本は27.3％でした。日本における経営層のサイバーセキュリティへの関わりは、まだ途上と言えます。
サイバーセキュリティに対応するためには、リスクマネジメントが欠かせません。
リスクマネジメントは、不確定なリスクを企業全体で管理し、損失を回避・低減させる取り組みのことです。あらかじめ対策を練ることで、リスクを最小限に抑えられます。
攻撃の脅威に対応するには、事前対策から、検知、対策、復旧などの事後対策までのリスクマネジメントが必要不可欠です。
サイバーセキュリティ経営ガイドラインでは、経営者はサイバーセキュリティ対策を率先して行うこと、サプライチェーンを含む関係者と適切にサイバーセキュリティに関するコミュニケーションをとることが必要であると指摘されています。
日本レコードマネジメントでは、情報資産管理に関する知識やコラムをご紹介しています。
ぜひ企業の経営にお役立てください。
- 2024.02.01
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、ペーパーレス化がリードする働き方改革について解説します。
各税法上の書類を電子データで保存することを認める電子帳簿保存法。2022年に規制緩和されたことで、ペーパーレス化を更に推進しやすい環境になりました。
この法律は財務省と国税庁が管轄する国税関係書類が対象であり、これまで様々な規制がありましたが、改正とともに次の規制緩和が行われました。
・税務署長の事前承認制度が廃止
・定期検査や規程整備といった適正事務処理要件が廃止
・タイムスタンプ要件や検索要件などの要件緩和
ここで、愛媛県西予市のペーパーレス化事例をご紹介します。
同市では、オフィス改革モデルプロジェクトとして「Change せいよ！ 職員の生産性向上による地方創生」をスタートし、ペーパーレス化による働き方改革に取り組みました。
過疎化により、財政状況が厳しくなり職員数が減らされる一方で、社会情勢の変化から市民サービスが多様化していることが、地域の課題として挙げられていました。
そこで、ツール導入・情報の電子化、無線LAN・フリーアドレス化、ウェブ会議の導入、タブレット配布によるペーパーレス化などを実施。これらの取り組みにより、大幅な仕事効率化、フロア全体のコミュニケーション量増加、また視察数が増えたことから市の宣伝・市内消費拡大への期待などの効果がありました。
ペーパーレス化は、煩わしい紙文書の実務により滞っていた働き方改革を加速化できるほか、あらゆる働き方改革のベースづくりにもなります。
しかし、ペーパーレス化による働き方改革を実現するには、紙と電子データの統合管理が必要不可欠です。ぜひ、日本レコードマネジメントの統合文書管理システムをご検討ください。
- 2024.01.02
- ペーパーレス化がリードする働き方改革！政府の取り組みや事例・進め方を解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
働き方改革を背景に、ペーパーレス化への取り組みが活発に行われています。
ペーパーレス化は、業務効率化に大きな効果をもたらしますが、ペーパーレス化と働き方改革にはどのような関係性があるのでしょうか？
まず、ビジネス環境におけるペーパーレス化とは、紙文書の出力はせず、データを電子的に保存・管理・運用することです。押印作業もデジタル化することを含んでいます。
ペーパーレス化は、働き方改革を実現する手段として、次のような効果をもたらします。
・労働時間の削減
紙媒体の書類を電子化することで、書類の管理やシステムへの入力作業などの作業時間を削減することができます。
・文書管理の効率化
重要書類をデジタル化すれば、監査や調査の際に書類を取り寄せずに、効率良く文書を管理できます。
・リモートワークの推進
ペーパーレス化を行うと、押印レスや遠隔での文書管理が可能になり、リモートワークの推進につながります。
働き方改革には、労働時間を削減し、従業員が働きやすい環境を整備することが大切です。
ペーパーレス化することで、紙文書の実務という足かせを排除し、働き方改革を加速させることができます。
また、業務効率化の基盤づくりができるという利点もあります。ペーパーレス化から働き方改革に取り組めば、データの利活用ができる環境が整います。
ペーパーレス化を行うには、紙と電子データの統合管理が必要です。
日本レコードマネジメントでは、働き方改革を目指したペーパーレス化推進のための「統合文書管理システム（IRMS）」というサービスをご提供しています。紙・電子文書の統合管理・横断検索が可能。統合文書管理をサポートいたします。
- 2023.12.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（2）
- 前回のニュースに引き続き、テレワークによる働き方改革についてご紹介します。
ここでは、テレワークで働き方改革を進める企業が知るべき、厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革（以下、「冊子」）」のポイントをご紹介します。
① テレワークのルールづくり
冊子では、テレワークのルールづくりについて次のポイントを紹介しています。
・テレワークの対象範囲・対象者の範囲を決める
・就業規則などテレワーク勤務に関する規定を決める
・テレワーク利用者とオフィス勤務者が連携をとりやすいよう、コミュニケーション方法を決める
・テレワーク利用者や上司、同僚に、教育・研修を行い実施目的の認識をシェアし、不安・疑問をなくす
② ICT環境づくり
テレワーク導入時はICT環境を整備する必要があります。冊子では次のように紹介されています。
・テレワーク環境の選択
主に、「リモートデスクトップ方式」「下層デスクトップ方式」「クラウド型アプリ方式」「会社PCの持ち帰り方式」からテレワーク環境を選択します。
・各種ツール
テレワーク環境を整えるために、「コミュニケーションツール」「労務管理ツール」「情報共有ツール」などの各種ツールも欠かせません。
③ セキュリティ対策
テレワークに必要なセキュリティ対策について、冊子では次のように紹介されています。
・人為的なセキュリティ確保
セキュリティポリシーやルールを策定する必要があります。遵守すべきことのルールだけでなく、情報システム部門による定期的なセキュリティチェックなどのルールも盛り込みましょう。
・技術的なセキュリティ確保
テレワーク環境に適した技術を用いたセキュリティ確保が必要不可欠です。セキュリティ対策をとった上での、有効な利活用と共有化を可能にする情報資産管理が大切です。
日本レコードマネジメントは、情報資産管理のノウハウを活かし、お客さまのテレワーク環境構築をサポートします。
- 2023.11.01
- テレワークが生み出す働き方改革！メリットやガイドライン、事例解説 について記事を掲載しました（1）
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルスの感染拡大により急激に普及したテレワークは、多くのメリットをもたらし、働き方改革に大きな影響を与えています。
テレワークは、「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と、厚生労働省は定義しています。在宅勤務・モバイルワーク・施設利用型勤務の3つの形態があり、これらの総称が「テレワーク」となります。
〈テレワークのメリット〉
企業はテレワークにより、従業員のワークライフバランスを向上できるため、人材の確保や離職の防止、ブランドのイメージアップにもつながります。通勤の必要がなく、交通費を削減できるほか、パンデミックが起こっても事業を継続できます。
従業員にとっては、家庭と仕事の両方を充実させられるので、育児・介護をしている場合も大きなメリットがあります。また、オフィス外での就業となり、自己管理能力を向上させる効果も期待できます。
〈テレワークの課題〉
テレワークでは、労働時間の把握や安全衛生などをしっかり管理しなければなりません。
特に、セキュリティの確保は重要な課題です。自宅に紙の重要情報を持ち込むのは情報漏洩リスクが高まるため、ペーパーレス化が必要となります。情報通信におけるセキュリティ確保も必須です。
このように、通勤時間の削減や柔軟な働き方が可能になるテレワークですが、テレワークの環境を整備することも、働き方改革につながります。
テレワークによる働き方改革には、ペーパーレス化推進が大前提です。
日本レコードマネジメントでは、紙文書や電子文書の統合管理・横断検索が可能な「統合文書管理システム（IRMS）」を提供しており、DX時代の顧客要求の高度化にも対応できます。
- 2023.10.02
- 文書の電子化は社内？専門業者？それぞれのメリットとデメリット について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
現在、情報検索による業務効率アップやコスト削減、セキュリティリスク低減、環境保全といった観点から文書の電子化への切り替えを検討している企業が増えています。
しかし、文書の電子化は、自社リソースで実施するか専門業者に委託するかでも、取り組み方が大きく変わってきます。では、どちらを選択すべきでしょうか？
まず、自社で文書の電子化を行う場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・外注と比べてコストがかからない
・自由に予定を立てられる
・自社情報が外部に漏れる心配がない
・システムやルールを自由に構築できる
・従業員にメリットを共有しやすい
〈デメリット〉
・従業員の手間がかかる
・たくさんの時間と人件費が必要
・システム構築に苦労する
次に、文書の電子化を専門業者に委託する場合のメリット・デメリットをご紹介します。
〈メリット〉
・要望を伝えれば実現してくれる
・高い品質のシステムが構築できる
・セキュリティ対策が万全になる
〈デメリット〉
・自社で行うよりもコストがかかる
・自社情報を外部へ渡さなければいけない
専門業者に文書の電子化を依頼しようと検討している場合は、あらかじめ自社が電子化に切り替える目的と、電子化すべき文書を分けておくとスムーズです。
また、信頼できる業者を選ぶために、「スキャニングの品質は十分か」「Pマークを取得済みか」「サービス内容と相場が適正か」の3点に着目するとよいでしょう。
文書の電子化の外部委託を考えている方は、記録情報管理のパイオニアである日本レコードマネジメントにお任せください。
- 2023.09.01
- 電子契約のメリットは？コンプライアンス強化に導く3大メリットを徹底解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することで、インターネットで契約を結ぶ電子契約。コンプライアンス強化に導く、電子契約の3つのメリットをご紹介します。
① 印紙税・事務コスト削減
書面契約の場合、課税文書にあたるため印紙税が生じますが、電子契約であれば原則不要とされています。ただし、法整備が追いついていないという見方もあるので、今後課税対象となる可能性があることも覚えておきましょう。
また、電子契約では、契約書の製本などの準備や責任者押印の手配といったアナログな手続きが不要です。印刷代・封筒代・郵送料のほか、人的コストも削減できます。
② 業務効率化
電子契約では、製本などの書面準備も必要なく、押印依頼もWEB上で可能です。契約書の作成・郵送事務や社内承認フローを効率化し、契約リードタイムを短縮できます。
また、保管・更新管理の効率化にもなります。
さらに、新たに契約を結ぶ際、類似した契約書を参照作成することがよくありますが、電子契約であればスピーディーに検索でき、すぐに契約書が見つかるため、類似契約書作成の効率化に繋がります。
③ 内部統制強化
電子契約では、アクセス権限などの設定でセキュリティが強固になり、改ざん・紛失のリスクを減らすことができます。また、災害時も契約書の消失リスクが少なく、BCP体制の構築が可能です。
さらに、どのようなルートで決裁されたかの承認フローが見えるほか、WEB上で押印者が押印するため、物理的ななりすましも防止可能。
このように、電子契約は内部統制強化に有効なツールです。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、文書管理において豊富な実績を有する日本レコードマネジメントへお問い合わせください。
- 2023.08.01
- 電子契約とは?導入の手順や課題、書面契約との違いを解説 について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
電子契約とは、書面に署名・捺印する代わりに、電子文書に電子署名することにより、インターネットで契約を取り交わすことです。
現在、政府のデジタル化政策による“脱ハンコ”を背景に、電子契約を取り入れる企業が増えつつあります。
電子契約は、法令で決められた電子署名の方法に基づいて契約を交わします。この電子署名には、電子署名時に当事者の契約日時を証明し、契約後に第三者が改変できないようにする「タイムスタンプ」という仕組みが使われています。
また、電子署名は、電子証明書を用いる「電子署名タイプ」と、メール認証などを用いる「電子サインタイプ」の大きく2つに分類できます。
電子文書は内容を容易に編集できるため、不安を感じるかもしれませんが、タイムスタンプの仕組みにより契約の真正を証明できるほか、電子契約は書面契約と同等の法的効力が認められています。
【電子契約のメリット】
・印紙税・事務コストを削減できる
・契約リードタイムを短縮できる
・内部統制を強化できる
【電子契約のデメリット】
・サイバー攻撃のリスクがある
・導入時に社内調整労力が発生する
また、電子契約を導入するにあたり、「社内で電子契約導入についての理解を得る」「取引先対応を踏まえた運用ルールの策定」「電子帳簿保存法に対応したデータ保管の実施」などの課題もあります。
電子契約の仕組みやメリット・デメリットをよく理解し、スムーズに導入できるよう取り組みましょう。
日本レコードマネジメントは、文書管理においてコンサルティングからシステム開発および運用などを行い、豊富な実績を有しています。
電子文書管理について詳しく知りたい方は、当社へお問い合わせください。
- 2023.07.03
- 公文書管理法について解説。公文書の説明責任とは?について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
公文書は、「国民共有の知的資源」「国民が主体的に利用し得るもの」「国民に説明する責務が全うされるようにする」と定められており、実は私たちが主体的に利用できます。
「公文書管理法」は、公文書の作成義務や整理、保存、移管または廃棄などの内容が定められたものです。
公文書管理法のスタートは1987年。
戦後より、公文書の取り扱いについて危機感を持つ有識者もおり、日本学術会議で要望や勧告を度々提出していました。それらを受け、1987年にアーカイブズを設けるための根拠法となる「公文書館法」が制定されました。
1999年には、国立公文書館の役割などを定めた「国立公文書館法」が制定されました。
この段階では、「国民に説明する」という内容には触れられていません。
情報公開の制度化については、1999年に「情報公開法」が制定され、2001年に施行されました。
情報公開法は、日本で初となる「政府の説明責任」という概念を明確化した法律です。
一方で、包括的に国の機関全体の公文書を管理する内容ではなく、公文書が適切に管理されているとは言えない状況でした。
また、当時は公文書管理に関する不祥事が立て続けに起こり、社会から注目されるようになりました。
そして、2009年に「公文書管理法」が制定されたことで、初めて文書と説明責任が結びつきました。
これにより、現用文書から非現用文書までのライフサイクル管理が一元的に実施されることとなり、歴史的に重要な資料を適切に保存できるようになりました。
日本レコードマネジメントでは、公文書の整理・管理など、行政機関が有する情報資産に対し、運用サポートの実績があります。
- 2023.05.08
- 次世代文書管理システム「RM-Expert Light」がJIIMA「電子書類ソフト法的要件認証」を取得
- このたび、当社が開発した次世代文書管理システム RM-Expert Lightが、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証する「電子書類ソフト法的要件」を取得したことをお知らせします。
この認証により、ソフトウェアを導入する企業は、電子帳簿保存法及びその他の税法が要求している要件に対し個々のチェックが不要となるため、安心して導入することができます。
RM-Expert Light は、紙と電子文書など様々な形で保管されている文書・記録を統合的に管理するとともに、分類・作成者などの検索用インデックス管理に加えて、全文検索を標準機能としています。
さらに、AIサポートやOCR等の情報を効果的に管理活用するためのオプション機能も追加することができます。
- 2023.05.01
- 情報資産管理とは?企業にとっての重要性と文書管理との違いについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
企業を形作る基本要素である「人」「金」「物」は経営資源と言い、「情報」はこれらに追随する第4の資源とされています。ICTの拡大による情報革新が進むとともに、情報の重要性は一層高まっており、今後も進化し続けることが予想できます。
情報資産は企業経営において大切な経営資源です。情報資産とは、顧客情報やスタッフの人事情報、社内資料、見積書・請求書などの書類、契約書といった企業活動で収集した情報のことです。
日々蓄積される情報資産を適切に取り扱うことにより、ICTによる技術革新が進化する現代社会の波を乗り越えられます。
適切な情報資産の管理は、企業経営を脅かす危機に陥る可能性のある情報漏洩を防止する効果があります。それだけでなく、経営効率の向上にもつながります。オフィス外でもウェブサイトやSNSで企業や商品・サービスをブランド化し、知名度や信頼性をアップさせることも可能です。
2020年に、日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて3,549人を対象に実施された調査によると、企業の情報セキュリティ対策が万全だと認識している人の割合が半数未満であることが判明しました。
結果から、情報セキュリティ対策が万全ではない一般企業が多く、狙われやすいことがうかがえます。企業経営の基盤となる情報資産管理は適切に行う必要があります。
また、情報資産管理をしっかり行うことで、業務効率の向上やコスト削減、企業のコンプライアンス強化といったメリットもあります。
情報資産の管理についてお困りの方は、豊富な導入実績を誇る日本レコードマネジメントへご相談ください。
- 2023.04.03
- 情報資産管理(情報セキュリティ対策)の上手な進め方と管理台帳を作る方法について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
情報資産管理には、「検索性向上による業務効率アップ」「セキュリティレベルアップ」「不必要なコストの削減」など、たくさんのメリットがあります。
情報資産管理の具体的な進め方として、初めに行うのが「洗い出し」。
部署あるいは業務グループごとに情報資産を洗い出し、セキュリティ対策を検討する方法がおすすめです。用途や責任者、保管場所・期間などの要素を全て洗い出すことにより、保管形態、利用場所、重要度などがはっきりとわかり、各資産の管理方法を定められます。
次に大切なのは、対象となる情報資産の「評価値の決定」。
情報資産の価値を決める項目は以下の通りです。
・機密性(漏洩した時の影響度)
・安全性(改竄された時の影響度)
・可用性(利用できない時の影響度)
通常、それぞれを「1:事業にほぼ影響しない」「2:事業に大きく影響する」「3:取引先や顧客に大きく影響する」「4:法律で防止が義務付けられている」の1～4のレベルに分けて評価値を決定します。
また、守るべき情報資産を明確化し、企業全体で共有するための「情報資産管理台帳」の作成も重要です。基本的に、上記で述べた「洗い出し」と「評価値」に沿って作成します。IPAによる『中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン』の付録として分析シートが用意されているので、その表を参考にExcelなどでシェアすることをおすすめします。
日本レコードマネジメントは、専門のスタッフが様々な状況やニーズに合わせて、情報資産管理システムを構築し運用までサポートいたします。情報資産管理に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。
- 2023.03.01
- 文書管理システムを導入して企業が得られる5つのメリットについて記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
新型コロナウイルス感染拡大防止と働き方改革の推進で、ペーパーレス化への動きが活発になっている現在。企業ではたくさんの文書が発生しますが、それらを適切に管理できる文書管理システムは多くのメリットをもたらします。
・業務効率化の実現
文書管理システムの導入により、スタッフの業務効率をアップさせることができます。文書のライフサイクルは、作成・入手から廃棄までの一連の流れを管理。ライフサイクルシステムの構築によって、探したい文書を迅速に検索できるとともに、保存期間を決めておくことで、保存・保管のオキカエが自動で行えます。
・BCP対策に有効
BCP(事業継続計画)は、企業が自然災害やテロなどの緊急事態に遭遇した際の対策として、普段から取り決めておくべき事業計画のことです。緊急事態が生じた際の損害を最低限に抑え、事業の継続または早期復旧が可能になります。
・テレワーク時代に適している
政府も推進しているテレワークは、居住地に関係なく雇えるので優れた労働人口を確保しやすくなり、企業のイメージアップやライフワークバランスの実現といった様々な利点があります。テレワークでの文書管理における情報漏洩などのセキュリティ問題も、利用者によるアクセス履歴の確認やアクセス権限の細かな設定で解決可能です。
・組織内で情報を共有可能
文書管理システムの活用で、コミュニケーション不足により情報共有がしにくいという課題を解決できます。
・事務コストの低減
紙文書から電子文書を管理する文書管理システムを導入すれば、環境保全に繋がるだけでなく、事務コストも大きく低減できます。例えば、紙の費用や印刷費用、印紙代、郵送代、保管場所がカットできます。
日本レコードマネジメントは、国や自治体をはじめとする広い分野で、業界トップレベルの企業へサービスを提供しています。
- 2023.02.01
- 情報セキュリティの脅威は増している?最近の動向と企業が取り組むべき対策について記事を掲載しました
- 「Records Management」の新着記事についてご紹介いたします。
ほとんどの業務がインターネットなしでは行えないと言っても過言ではない現代社会において、情報セキュリティ対策は企業活動を継続する上で必要不可欠なものです。
今なお、世界中で多数報告されているサイバー攻撃。昨今は、コロナ禍でのテレワーク拡大によるセキュリティ被害も増加傾向にあります。
企業のセキュリティ対策が脆弱である理由として、まず挙げられるのは「セキュリティ人材の不足」。独立行政法人情報処理推進機構の調査では、国内の従業員100人以上の企業で情報セキュリティに従事している人は約23万人で、現時点で2.2万人が不足しているという結果が出ています。
また、企業の経営者がサイバー攻撃に遭う可能性が低いと考えているのも理由のひとつ。他にも、「対策のための費用を用意できない」「具体的な取り組み方法がわからない」といった意見もありました。
企業は、大切な経営資源を守るために情報セキュリティ対策に取り組むべきです。
まずは、予算・人材の確保、どの情報をどのように守るのか、緊急時の対応体制整備といった、対応方針を定めます。
次に従業員のリテラシーを高めましょう。ウイルス感染や情報漏洩、不正侵入、機器障害などの事例と対策を理解して、トラブル時に迅速に対応できるよう、社員教育を徹底することも重要です。
豊富な経験と実績を有する日本レコードマネジメントは、オリジナルのノウハウとプロフェッショナルなスタッフにより、文書管理システムの構築から運用までをサポート。万一災害が起きた際の事業継続対策も万全に整えています。
- 2023.02.01
- メディアサイト「Records Management」を公開しました
- 「Records Management」についてご紹介いたします。
変わりゆく時代の中、入り組んだ課題に直面している企業や組織。そのような環境下での情報やナレッジの記録・管理・運用は、経営基盤を戦略的に整備することになります。
「情報(文書)」は第4の経営資源とも称され、「人」「物」「金」に次ぐ企業を形成し動かすための基本要素です。現在、文書管理の仕組みの導入や既存のシステムの見直しが活発化しています。
企業や組織は、法律により定められた文書を一定期間管理し保存することが義務づけられていますが、IT化によって扱う情報の範囲は増え続けています。また、文書管理システムの導入は、紙文書の電子化や紙・電子の混在、電子データの長期保存、文書生成から廃棄までの情報サイクルの確立など、決して敷居は低くありません。
しかし、課題を順次解決し文書管理システムを導入できれば、必要な文書をすぐに取り出すことが可能になります。そして、適切な文書管理により「業務効率化・生産性の向上」「セキュリティ強化」「コスト削減」の3つのメリットが期待できます。
「Records Management」は、貴社の情報資産を最大限にご活用いただくために参考となる情報を発信するメディアです。文書管理に関心がある方に、「Records Management」の情報が少しでもお役に立てましたら幸いです。
